Trong quá trình kinh doanh, câu hỏi làm sao để có một chiến lược hiệu quả trong quá trình thu hồi nợ luôn là một trong các vấn đề nhức nhối thường trực của doanh nghiệp. Đặc biệt hiện nay bối cảnh kinh tế thế giới khó khăn nhiều hơn thuận lợi, dẫn đến việc thu hồi nợ càng thêm khó khăn, các khoản nợ xấu tăng khiến doanh nghiệp tốn nhiều nhân lực và chi phí để thu hồi nợ, thậm chí doanh nghiệp có thể đứng trước nguy cơ phá sản vì thiếu hụt dòng tiền. Hơn nữa, nhu cầu sử dụng các khoản vay tín dụng ngày càng tăng. Vì vậy, doanh nghiệp cần chú trọng xây dựng chiến lược hiệu quả trong quá trình thu hồi nợ để tiết kiệm nguồn nhân lực, chi phí và giảm thiểu các khoản nợ xấu.
Bài viết này sau đây đề xuất lưu ý cho doanh nghiệp khi xây dựng chiến lược hiệu quả trong quá trình thu hồi nợ cho doanh nghiệp.
1. Giao kết hợp đồng bằng văn bản với các điều khoản đầy đủ và rõ ràng
Mặc dù pháp luật dân sự hiện hành không yêu cầu hợp đồng mua bán, cung cấp dịch vụ hoặc nợ vay phải lập bằng văn bản[1], việc có hợp đồng bằng văn bản có chữ ký của các bên là cần thiết. Việc việc này nhằm để doanh nghiệp có căn cứ vững chắc và tránh việc các bên tranh cãi về các thỏa thuận đã được hai bên giao kèo. Đây là tiền đề để đạt được hiệu quả khi triển khai các chiến lược thu hồi nợ cho doanh nghiệp.
Đối với những hợp đồng mua bán tài sản có giá trị lớn hoặc hợp đồng vay, doanh nghiệp có thể cân nhắc công chứng hợp đồng tại tổ chức hành nghề công chứng được thành lập theo quy định pháp luật nhằm củng cố thêm tính xác thực, hợp pháp và giá trị giá trị chứng cứ của hợp đồng.
Trước khi tiến hành giao kết hợp đồng, doanh nghiệp cần đảm bảo các điều khoản của hợp đồng được trình bày rõ ràng và đầy đủ; trong đó bao gồm các nội dung cơ bản như (i) ngày đến hạn thanh toán và điều kiện ràng buộc bên có nghĩa vụ phải thanh toán khi đến hạn, (ii) tiền phạt vi phạm, (iii) lãi suất chậm thanh toán và (iv) bồi thường thiệt hại khi vi phạm nghĩa vụ thanh toán. Khi có thỏa thuận rõ ràng, doanh nghiệp có thể giảm đáng kể rủi ro tranh chấp khi có cách hiểu khác nhau về thỏa thuận về quyền và nghĩa vụ của mỗi bên.
2. Gửi yêu cầu thanh toán khoản nợ
Yêu cầu thanh toán là sự nhắc nhở về việc thanh toán khoản nợ. Trong trường hợp khoản nợ đã quá hạn thanh toán quá lâu nhưng bên nợ không có thiện chí thanh toán, doanh nghiệp có thể gửi thư yêu cầu thanh toán dưới hình thức thư điện tử kết hợp gửi thư thanh toán bằng văn bản qua bưu điện đến bên nợ trước khi cân nhắc thực hiện các biện pháp khác. Thư yêu cầu thanh toán giúp thúc đẩy việc trả nợ, tăng mức độ ưu tiên thanh toán của bên nợ đối với khoản nợ quá hạn.
Khi đã quá hạn thanh toán khoản nợ, doanh nghiệp nên gửi thư yêu cầu thể hiện ngày đến hạn thanh toán và đề nghị bên nợ thanh toán khoản nợ này một cách rõ ràng. Cách làm này nhằm tạo điều kiện để bên có nghĩa vụ lưu tâm và ưu tiên thanh toán khoản nợ này cho doanh nghiệp. Cách làm này không chỉ đẩy nhanh quá trình thu hồi nợ cho doanh nghiệp, mà còn có thể tránh căng thẳng leo thang, giữ được mối quan hệ hợp tác kinh doanh giữa các bên.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa các ứng dụng nhắc nhở thanh toán tự động. Lời nhắc tự động có thể được gửi trước ngày đến hạn và tiếp tục theo định kỳ đối với các khoản nợ quá hạn. Việc sử dụng hệ thống công nghệ thông tin để gửi lời nhắc thanh toán một cách liên tục này không chỉ đóng vai trò nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đáp ứng thời hạn thanh toán khoản nợ với bên nợ mà còn tiết kiệm được chi phí nhân sự trong quá trình thu hồi nợ cho doanh nghiệp.
3. Yêu cầu áp dụng biện pháp bảo đảm thực hiện nghĩa vụ thanh toán
Trong trường hợp khoản dư nợ có giá trị lớn hoặc doanh nghiệp đánh giá khả năng trả nợ của bên nợ không cao, doanh nghiệp cũng có thể yêu cầu bên nợ bảo đảm thực hiện nghĩa vụ được liệt kê tại Điều 292 Bộ luật Dân sự 2015 tùy theo đặc điểm và tình trạng tài chính của bên nợ. Đối với các khoản nợ trễ hạn phát sinh trong các giao dịch thương mại, doanh nghiệp có thể yêu cầu bên nợ cầm cố, thế chấp tài sản, yêu cầu có bên bảo lãnh cho các khoản nợ hoặc sự kết hợp của các biện pháp bảo đảm trên tùy từng trường hợp. Đến hạn thực hiện thanh toán khoản nợ được bảo đảm mà bên nợ không thanh toán hoặc thực hiện không đúng nghĩa vụ thanh toán khoản nợ, doanh nghiệp có quyền xử lý tài sản bảo đảm hoặc yêu cầu bên bảo lãnh thực hiện nghĩa vụ trả nợ thay cho bên nợ[2].
Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý rằng (i) doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp xác minh, xác thực rằng bên nợ có quyền sở hữu tài sản bảo đảm[3] (trừ trường hợp cầm giữ tài sản, bảo lưu quyền sở hữu).
4. Xây dựng chính sách, quy trình thu hồi nợ để áp dụng trong nội bộ doanh nghiệp
Tùy từng trường hợp mà doanh nghiệp có thể áp dụng các chiến lược khác nhau trong quá trình thu hồi nợ, tăng dần theo từng mức độ từ liên hệ với bên vay để yêu cầu thanh toán khoản nợ đến khởi kiện tại các cơ quan tài phán có thẩm quyền. Tuy nhiên, để nội bộ doanh nghiệp có thể áp dụng đúng và hiệu quả các chiến lược trong quá trình thu hồi nợ thì doanh nghiệp cần xây dựng chính sách hoặc hướng dẫn chung về quy trình thu hồi nợ.
Chính sách và quy trình thu hồi nợ cần có các nội dung như thời gian nhắc nhở khách hàng thanh toán, các hành động, biện pháp cụ thể cần thực hiện ở các giai đoạn khoản nợ quá hạn khác nhau để nội bộ doanh nghiệp thống nhất và áp dụng kịp thời. Đặc biệt, doanh nghiệp cần nêu rõ trong chính sách này các lưu ý việc khởi kiện tại các cơ quan tài phán và việc yêu cầu mở thủ tục phá sản đối với bên nợ là doanh nghiệp theo quy định của Luật Phá sản hiện hành.
Bên cạnh đó, chính sách về quá trình thu hồi nợ cho doanh nghiệp nên quy định về nhân viên chuyên trách báo cáo về các khoản nợ quá hạn. Báo cáo này có thể bao gồm thời gian chậm thanh toán các khoản nợ, lý do bên vay chậm thanh toán, biện pháp đã áp dụng trong quá trình thu hồi nợ cho doanh nghiệp và hiệu quả của biện pháp được áp dụng. Việc phân tích các báo cáo này sẽ giúp doanh nghiệp có bức tranh tổng quan về quá trình thu hồi nợ, từ đó tinh chỉnh phương pháp thu hồi nợ, xác định các nội dung cần cải thiện để tối ưu hóa quá trình thu hồi nợ cho doanh nghiệp.
5. Linh hoạt phương thức thanh toán
Mỗi bên nợ đều có những đặc điểm khác nhau do đó việc áp dụng cách tiếp cận giống nhau cho mọi trường hợp không phải lúc nào cũng là phương án hiệu quả và phù hợp. Doanh nghiệp có thể phân loại bên nợ dựa trên các yếu tố như sơ bộ về tình hình tài chính, mối quan hệ hợp tác kinh doanh với doanh nghiệp, mức độ trễ thanh toán của các giao dịch trước đây để có thể xác định đối tượng có khả năng trả nợ cao nhất và nhóm nợ đang gặp khó khăn tài chính tạm thời hoặc vĩnh viễn, từ đó phát triển các chiến lược hiệu quả trong quá trình thu hồi nợ phù hợp với nhu cầu và khả năng của từng nhóm nợ, tăng hiệu quả thu hồi nợ và giảm chi phí phải bỏ ra trong quá trình thu hồi nợ.
Cụ thể, doanh nghiệp có thể sử dụng các ưu đãi cho các giao dịch thương mại tiếp theo cho nhóm nợ có khả năng trả nợ cao để thúc đẩy, khuyến khích họ trả nợ đúng hạn; hoặc đề xuất chia nhỏ khoản nợ để tạo điều kiện cho nhóm vay gặp khó khăn tài chính thanh toán khoản nợ.
6. Khởi kiện đòi nợ tại cơ quan tài phán
Trong trường hợp bên vay không có khả năng trả nợ hoặc không có thiện chí tất toán khoản nợ, doanh nghiệp có thể lựa chọn phương án khởi kiện đến tòa án nhân dân có thẩm quyền như là biện pháp cuối cùng trong quá trình thu hồi nợ cho doanh nghiệp. Mặc dù việc khởi kiện đòi nợ tại tòa án có thể tốn nhiều thời gian trong việc chuẩn bị hồ sơ khởi kiện, sự can thiệp của tòa án có tác động mạnh mẽ đến tâm lý bên vay giúp thúc đẩy quá trình thu hồi nợ cho doanh nghiệp. Trong quá trình tố tụng, doanh nghiệp có quyền yêu cầu tòa án áp dụng các biện pháp khẩn cấp tạm thời[4] như (i) phong tỏa tài khoản tại ngân hàng, tổ chức tín dụng khác, kho bạc nhà nước, (ii) phong tỏa tài sản của người có nghĩa vụ hoặc (iii) cấm xuất cảnh[5] để tránh việc bên vay tẩu tán tài sản, hoặc xuất cảnh để trốn tránh nghĩa vụ trả nợ.
Trước khi tiến hành phiên xét xử sơ thẩm, tòa án tiến hành hòa giải để các doanh nghiệp và bên nợ thỏa thuận với nhau về việc giải quyết vụ án kiện đòi nợ. Trong trường hợp các bên đã hòa giải thành nhưng bên vay không thực hiện nghĩa vụ trả nợ theo quyết định công nhận sự thỏa thuận của các đương sự, doanh nghiệp có thể yêu cầu cơ quan thi hành án thực hiện các biện pháp, nghiệp vụ theo quy định pháp luật để yêu cầu bên vay thực hiện đúng thỏa thuận và quyết định công nhận sự thỏa thuận của các đương sự.
Doanh nghiệp cần lưu ý (i) biện pháp khởi kiện để thu hồi nợ tại toà án chỉ nên được áp dụng sau khi doanh nghiệp đã cố gắng tiến đến một thỏa thuận với bên vay và (ii) doanh nghiệp phải tập hợp đầy đủ các chứng cứ pháp lý để tòa án xem xét và thụ lý. Do đó, khi thực hiện biện pháp này, doanh nghiệp có thể cân nhắc thuê luật sư để tư vấn, hỗ trợ và đại diện mình để thực hiện biện pháp này.
Xem thêm: Thu hồi nợ
Trên đây là nội dung khái quát liên quan đến chiến lược hiệu quả trong quá trình thu hồi nợ mà Phước và Các Cộng Sự chia sẻ đến bạn đọc. Nếu Quý khách hàng gặp bất kỳ khó khăn nào liên quan đến lĩnh vực pháp lý này, vui lòng liên hệ chúng tôi để được hỗ trợ. Phước và Các Cộng Sự là một công ty luật được thành lập tại Việt Nam và hiện có gần 100 thành viên đang làm việc tại ba văn phòng Thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội và Đà Nẵng. Phước và Các Cộng Sự cũng được đánh giá là một trong những công ty luật có đội ngũ nhân viên chuyên sâu trong lĩnh vực pháp lý hàng đầu tại Việt Nam mà có các lĩnh vực hành nghề được đánh giá đứng đầu trên thị trường pháp lý như Lao động và Việc làm,Thuế, Mua bán và Sáp nhập, Tranh tụng. Chúng tôi tự tin là một trong những Công ty Luật cung cấp dịch vụ pháp lý tốt nhất đến Quý khách hàng.
[1] Điều 463 Bộ luật Dân sự 2015
[2] Điều 299 Bộ luật Dân sự 2015
[3] Điều 294 Bộ luật Dân sự 2015
