Hiện nay, nhiều doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ có xu hướng lập một đội luật sư nội bộ thay vì dành nhiều chi phí để thiết lập và duy trì phòng pháp chế độc lập. Tuy nhiên, vì một đội ngũ nhân sự không thuộc quyền quản lý trực tiếp của doanh nghiệp, việc lập và duy trì một đội ngũ luật sư nội bộ cũng có thể tiềm ẩn những rủi ro nhất định. Hơn nữa nếu không được điều chỉnh, quản lý và vận hành một cách hợp lý, việc duy trì cũng sẽ làm lãng phí nguồn lực của doanh nghiệp. Do đó, thông qua bài viết này, Phước và Các Cộng Sự sẽ gửi đến người đọc một bài phân tích với tiêu đề là “Cách Lập Một Đội Luật Sư Nội Bộ Hiệu Quả Cho Tổ Chức Của Bạn”.
Các bước để lập một đội luật sư nội bộ hiệu quả cho tổ chức của bạn
Bước 1: Xác định nhu cầu sử dụng
Căn cứ vào tình hình kinh doanh và lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp, mỗi doanh nghiệp sẽ có những nhu cầu sử dụng dịch vụ pháp lý được cung cấp bởi đội ngũ luật sư nội bộ khác nhau. Tùy theo tính chất đặc thù của mỗi ngành, nghề kinh doanh cũng như cơ cấu tổ chức mà doanh nghiệp sẽ lựa chọn những lĩnh vực pháp lý cần sự hỗ trợ từ các luật sư nội bộ.
Để xác định được lĩnh vực cần thiết, doanh nghiệp có thể đặt ra những tiêu chí để đánh giá như: (i) tính chất và mức độ rủi ro liên quan đến hoạt động kinh doanh, (ii) yêu cầu về tuân thủ quy định pháp luật (iii) định hướng chiến lược lâu dài của doanh nghiệp. Thông qua việc xác định những tiêu chí khái quát như vậy, doanh nghiệp sẽ làm rõ được nhu cầu sử dụng luật sư nội bộ của mình cũng như tối ưu được chi phí liên quan đến việc sử dụng dịch vụ này.
Bước 2: Tham khảo thị trường dịch vụ luật sư nội bộ tại các công ty luật uy tín
Trước khi bắt tay vào việc lập một đội luật sư nội bộ hiệu quả cho doanh nghiệp, việc tham khảo thị trường về dịch vụ luật sư nội bộ tại các công ty luật uy tín là một bước vô cùng quan trọng. Việc này giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về tình hình hiện tại của thị trường, đồng thời cung cấp thông tin cần thiết để định hình chiến lược nhân sự phù hợp. Trong thời điểm hiện nay, các văn phòng luật, công ty luật cung cấp rất nhiều các dịch vụ luật sư nội bộ với đa dạng các lĩnh vực cũng như mức giá. Điều này cho phép các doanh nghiệp có cơ hội tham khảo và lựa chọn giữa các tầm giá dịch vụ tương ứng với loại hình và lĩnh vực pháp lý mà mình cần được hỗ trợ. Doanh nghiệp có thể chủ động tham khảo báo phí của nhiều công ty luật uy tín để có cơ sở so sánh phí dịch vụ pháp lý, chất lượng dịch vụ, và phạm vi công việc của mỗi đơn vị trước khi tiến hành lựa chọn. Doanh nghiệp cũng có thể đánh giá chất lượng dịch vụ của các công ty luật thông qua việc đọc các bài báo, tạp chí chuyên ngành hoặc thậm chí là việc tìm kiếm phản hồi từ các doanh nghiệp đã từng sử dụng dịch vụ của họ, từ đó chọn ra dịch vụ pháp lý phù hợp được cung cấp bởi luật sư có danh tiếng và năng lực trong lĩnh vực tương ứng.
Bước 3: Xác định ngân sách cho việc sử dụng dịch vụ luật sư nội bộ
Để lập đội ngũ luật sư nội bộ hiệu quả cho tổ chức của bạn, việc xác định ngân sách cho việc sử dụng dịch vụ luật sư nội bộ cũng là một bước quan trọng để đảm bảo hiệu quả trong quá trình triển khai. Dựa trên khả năng tài chính, doanh nghiệp nên đặt ra ngân sách nhất định trong việc sử dụng luật sư nội bộ. Điều này giúp đảm bảo việc phân bổ nguồn lực của doanh nghiệp một cách hợp lý, tránh tình trạng bội chi ngân sách, gây ảnh hưởng đến các hoạt động khác của doanh nghiệp. Việc xác định rõ ngân sách và khoản dự phòng ngân sách cũng giúp doanh nghiệp có lựa chọn phù hợp về số lượng, chất lượng, lĩnh vực mà luật sư nội bộ sẽ tham gia hỗ trợ doanh nghiệp.
Bước 4: Thiết lập hệ thống theo dõi công việc với luật sư nội bộ và xây dựng hệ thống tiêu chí đánh giá kết quả làm việc của luật sư nội bộ.
Bản chất của dịch vụ pháp lý đã có nhiều khác biệt so với các lĩnh vực khác như kế toán, kỹ thuật, ngân hàng, v.v. Do đó, việc đánh giá kết quả của đội ngũ luật sư nội bộ thường khá phức tạp và đòi hỏi doanh nghiệp phải có hệ thống theo dõi công việc một cách chi tiết chẳng hạn như ghi chép cụ thể các hoạt động, tiến độ và kết quả của từng dự án hoặc vụ việc, hay thiết lập một hệ thống tiêu chí riêng đối với các dịch vụ pháp lý thường xuyên được cung cấp bởi các luật sư, v.v. Đồng thời, khi giao kết hợp đồng cung cấp dịch vụ pháp lý, doanh nghiệp cũng cần chú ý tới các điều khoản liên quan tới phạm vi công việc, thời gian hoàn thành, những công việc không nằm trong phạm vi dịch vụ và các điều kiện để được xác định là đã hoàn thành công việc để đảm bảo theo dõi và nắm rõ được công việc mà các luật sư nội bộ đang thực hiện từ đó mới có thể đánh giá kết quả làm việc của luật sư nội bộ.
Những điểm doanh nghiệp cần lưu ý khi vận hành một đội luật sư nội bộ
- Về vấn đề bảo mật các thông tin của doanh nghiệp
Liên quan đến việc bảo mật các thông tin, khi giao kết hợp đồng cung cấp dịch vụ pháp lý, doanh nghiệp cần lưu ý đến các quy định liên quan tới việc cung cấp các thông tin và tài liệu cho luật sư nội bộ. Cụ thể, doanh nghiệp cần ký kết thỏa thuận bảo mật với luật sư cung cấp dịch vụ nhằm đảm bảo trách nhiệm bảo mật cũng như có cơ sở để giải quyết tranh chấp phát sinh sau này (nếu có). Bằng việc ký thỏa thuận bảo mật, doanh nghiệp có thể an tâm hơn khi cung cấp những thông tin nội bộ, bí mật kinh doanh, bí mật công nghề của doanh nghiệp cho luật sư nội bộ để họ thực hiện các dịch vụ pháp lý.
- Về vấn đề phạm vi công việc của luật sư nội bộ
Ngoài vấn đề về bảo mật, phạm vi công việc của luật sư nội bộ cũng cần phải tương thích hoàn toàn với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần xác định rõ ràng những lĩnh vực pháp lý cần hỗ trợ và đảm bảo rằng dịch vụ pháp lý được cung cấp có thể đáp ứng được những yêu cầu này. Thông thường phạm vi công việc đối với mỗi vụ việc sẽ có sự khác biệt nhất định, do đó, doanh nghiệp tại từng thời điểm sẽ cần xem xét lại, thậm chí đưa ra đề xuất về việc sửa đổi, bổ sung định kỳ hàng quý hoặc hàng năm để đảm bảo tính hiệu quả với các dịch vụ thường xuyên được luật sư nội bộ cung cấp. Những sửa đổi, bổ sung này nên được lập thành phụ lục hợp đồng nhằm đảm bảo tính thống nhất và kế thừa phạm vi công việc từ hợp đồng dịch vụ pháp lý ban đầu.
- Về vấn đề giải quyết tranh chấp phát sinh với luật sư nội bộ
Về bản chất, luật sư nội bộ là một trong các dịch vụ pháp lý mà văn phòng luật, công ty luật cung cấp cho doanh nghiệp. Do đó, trong quá trình thực hiện công việc, hai bên sẽ khó tránh khỏi xảy ra tranh chấp và xung đột lợi ích. Ngoài các vấn đề về bảo mật và phạm vi công việc nêu trên, doanh nghiệp cũng cần cân nhắc yêu cầu các luật sư nội bộ cam kết không xung đột lợi ích và/hoặc thỏa thuận trước về luật điều chỉnh và lựa chọn cơ quan giải quyết tranh chấp trong trường hợp phát sinh tranh chấp.
Trên đây là bài viết có tiêu đề “Cách Lập Một Đội Luật Sư Nội Bộ Hiệu Quả Cho Tổ Chức Của Bạn” mà Phước và Các Cộng Sự chia sẻ đến bạn đọc. Nếu Quý Công ty gặp bất kỳ khó khăn nào liên quan đến lĩnh vực pháp lý, vui lòng liên hệ chúng tôi. Phước và Các Cộng Sự là một công ty luật được thành lập tại Việt Nam và hiện có gần 100 thành viên đang làm việc tại ba văn phòng Thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội và Đà Nẵng. Phước và Các Cộng Sự cũng được đánh giá là một trong những công ty luật có đội ngũ nhân viên chuyên sâu trong lĩnh vực pháp lý hàng đầu tại Việt Nam mà có các lĩnh vực hành nghề được đánh giá đứng đầu trên thị trường pháp lý như Lao động và Việc làm, Thuế, Mua bán và Sáp nhập, Tranh tụng. Chúng tôi tự tin là một trong những Công ty Luật cung cấp dịch vụ pháp lý tốt nhất đến Quý Công ty.
