Xây Dựng Và Ban Hành Quy Chế Dân Chủ Ở Cơ Sở Tại Nơi Làm Việc Có Bắt Buộc Không?

 So với Bộ luật Lao động (“BLLĐ”) 2012, BLLĐ 2019 quy định cụ thể các trường hợp người sử dụng lao động phải tổ chức đối thoại tại nơi làm việc, điển hình như trong trường hợp người sử dụng lao động tiến hành cho người lao động thôi việc vì lý do thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế, người sử dụng lao động phải tổ chức đối thoại tại nơi làm việc để chia sẻ thông tin, tham khảo, thảo luận, trao đổi ý kiến với người lao động hoặc tổ chức đại diện người lao động (nếu có).[1] Cùng với đó, pháp luật lao động cũng yêu cầu người sử dụng lao động phải ban hành quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc (“QCDC”) để thực hiện các nội dung quy định về đối thoại tại nơi làm việc và thực hiện dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc[2]. Nếu không tuân thủ, ngoài việc bị xử phạt vi phạm hành chính đến 20.000.000 đồng, giá trị pháp lý của các văn bản có liên quan đến mối quan hệ lao động được người sử dụng lao động ban hành cũng bị ảnh hưởng theo[3]. Do đó, người sử dụng lao động cần chú trọng hơn đến việc xây dựng và ban hành QCDC. Vậy QCDC phải được xây dựng, ban hành như thế nào để đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật?

QCDC là quy định về quyền, trách nhiệm của người sử dụng lao động, tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) và người lao động về những vấn đề liên quan đến quyền, lợi ích và mối quan tâm của các bên tại nơi làm việc. Tuy nhiên, pháp luật lao động không bắt buộc tất cả người sử dụng lao động phải xây dựng, ban hành QCDC. Thay vào đó, chỉ những người sử dụng lao động nào sử dụng từ 10 người lao động trở lên mới phải ban hành QCDC. Khi đó, người sử dụng lao động phải thực hiện việc xây dựng và ban hành QCDC đảm bảo các điều kiện sau:

Về nội dung: QCDC phải có đầy đủ các nội dung chủ yếu như đề cập dưới đây:

• Liên quan đến việc đối thoại tại nơi làm việc:

(i) Nguyên tắc đối thoại tại nơi làm việc;

(ii) Số lượng, thành phần tham gia đối thoại của mỗi bên theo quy định của pháp luật;

(iii) Số lần, thời gian tổ chức đối thoại định kỳ hằng năm;

(iv) Cách thức tổ chức đối thoại định kỳ, đối thoại khi có yêu cầu của một hoặc các bên, đối thoại khi có vụ việc;

(v) Trách nhiệm của các bên khi tham gia đối thoại theo quy định của pháp luật;

(vi) Việc áp dụng quy định của pháp luật đối với các thành viên đại diện tham gia đối thoại bên người lao động mà không phải là thành viên ban lãnh đạo của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở; và

(vii) Các nội dung khác (nếu có).

• Liên quan đến việc thực hiện QCDC:

(i) Nội dung, hình thức người sử dụng lao động phải công khai. Ví dụ:

(a) Nội dung người sử dụng lao động phải công khai như:

– Tình hình sản xuất, kinh doanh của người sử dụng lao động;

– Nội quy lao động, thang lương, bảng lương, định mức lao động, nội quy, quy chế và các văn bản quy định khác của người sử dụng lao động liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ và trách nhiệm của người lao động; và

– Các thỏa ước lao động tập thể mà người sử dụng lao động tham gia;

– Các trích lập, sử dụng quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi và các quỹ do người lao động đóng góp (nếu có);

– Việc trích nộp kinh phí công đoàn, đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp;

– Tình hình thực hiện thi đua, khen thưởng, kỉ luật, giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến quyền, nghĩa vụ và lợi ích của người lao động; và

– Các nội dung khác mà pháp luật có quy định (nếu có).

(b) Hình thức công khai mà người sử dụng lao động thực hiện như:

– Niêm yết công khai tại nơi làm việc;

– Thông báo tại các cuộc họp, các cuộc đối thoại, hội nghị người lao động  giữa người sử dụng lao động và tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở, nhóm đại diện đối thoại của người lao động;

– Thông báo bằng văn bản cho ban chấp hành công đoàn cơ sở để thông báo đến đoàn viên, người lao động;

– Thông báo trên hệ thống thông tin nội bộ; và

– Các hình thức khác theo quy định của pháp luật (nếu có).

(ii) Nội dung, hình thức người lao động được tham gia ý kiến. Ví dụ như:

(a) Nội dung người lao động được tham gia ý kiến

– Xây dựng, sửa đổi, bổ sung nội quy, quy chế và các văn bản quy định khác của người sử dụng lao động liên quan đến quyền, nghĩa vụ và lợi ích của người lao động;

– Xây dựng, sửa đổi, bổ sung thang lương, bảng lương, định mức lao động; đề xuất nội dung thương lượng tập thể;

– Đề xuất, thực hiện giải pháp tiết kiệm chi phí, nâng cao năng suất lao động, cải thiện điều kiện làm việc, bảo vệ môi trường, phòng chống cháy nổ; và

– Nội dung khác liên quan đến quyền, nghĩa vụ và lợi ích của người lao động theo quy định của pháp luật.

(b) Hình thức lấy ý kiến mà người sử dụng lao động có thể thực hiện như:

– Lấy ý kiến trực tiếp người lao động;

– Lấy ý kiến thông qua ban chấp hành công đoàn cơ sở hoặc tại Hội nghị người lao động, buổi đối thoại tại nơi làm việc; và/hoặc

– Các nội dung khác mà pháp luật có quy định (nếu có).

(iii)  Nội dung, hình thức người lao động được quyết định. Ví dụ:

(a) Giao kết, sửa đổi, bổ sung, chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật;

(b)Gia nhập hoặc không gia nhập công đoàn cơ sở;

(c)Tham gia hoặc không tham gia đình công theo quy định của pháp luật.

(d) Biểu quyết nội dung thương lượng tập thể đã đạt được để ký kết thỏa ước lao động tập thể theo quy định của pháp luật; và

(e) Các nội dung khác mà pháp luật có quy định (nếu có).

(iv) Nội dung, hình thức người lao động được kiểm tra, giám sát. Ví dụ:

(a) Việc thực hiện hợp đồng lao động và thỏa ước lao động tập thể;

(b) Việc thực hiện nội quy lao động, quy chế và các văn bản quy định khác của người sử dụng lao động liên quan đến quyền, nghĩa vụ và lợi ích của người lao động;

(c) Việc sử dụng quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi, các quỹ do người lao động đóng góp;

(d) Việc trích nộp kinh phí công đoàn, đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp của người sử dụng lao động;

(e) Việc thực hiện thi đua, khen thưởng, kỷ luật, giải quyết khiếu nại, tố cáo có liên quan đến quyền, nghĩa vụ và lợi ích của người lao động; và

(f) Các nội dung khác mà pháp luật có quy định (nếu có).

(v) Hình thức tổ chức hội nghị, nội dung, thành phần tham gia, thời gian, địa điểm, quy trình, trách nhiệm tổ chức thực hiện và hình thức phổ biến kết quả hội nghị người lao động.

Về trình tự, thủ tục ban hành:

Pháp luật lao động không yêu cầu người sử dụng lao động phải đăng ký QCDC với cơ quan chuyên môn về lao động có thẩm quyền, nhưng người sử dụng lao động cũng phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (nếu có) và nhóm đại diện đối thoại của người lao động (nếu có) để hoàn thiện trước khi ban hành.

Đối với góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở và nhóm đại diện đối thoại của người lao động mà người sử dụng lao động không tiếp thu thì phải nêu lý do. Sau cùng, QCDC sau khi ban hành phải được phổ biến công khai với người lao động để QCDC có hiệu lực pháp luật và hạn chế các rủi ro cho doanh nghiệp có thể xảy ra sau này.

Nếu bạn gặp khó khăn trong việc xây dựng và ban hành QCDC, vui lòng liên hệ với chúng tôi. Phước và Các Cộng Sự là một công ty luật có uy tín tại Việt Nam với đội ngũ luật sư dày dặn kinh nghiệm trong các lĩnh vực Lao động và Việc làm.Chúng tôi sẵn sàng hỗ trợ và giải đáp tất cả các vướng mắc của bạn trong việc xây dựng và ban hành QCDC.

[1] Điều 63 của Bộ luật Lao động 2019

[2] Điều 48 của Nghị định 145/2020/ND-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động

[3] Điều 5 và 15 của Nghị định 12/2022/ND-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng