Xây Dựng Quy Chế Dân Chủ Tại Doanh Nghiệp Có Cần Không?

(Phạm Thanh Trúc và Luật sư Nguyễn Hữu Phước – Phuoc & Partners)

Quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc (“QCDC”) là cụm từ còn khá mới mẻ với doanh nghiệp tại Việt Nam. QCDC theo Bộ luật Lao động là văn bản quy định quyền và trách nhiệm của người lao động (“NLĐ”), người sử dụng lao động (“NSDLĐ”), tổ chức đại diện tập thể lao động về các nội dung mà NLĐ phải được: biết, tham gia ý kiến, quyết định, kiểm tra, giám sát và các hình thức thực hiện dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc. Khái niệm QCDC xuất hiện lần đầu trong Bộ luật Lao động 2012, được Nghị định 60/2013/NĐ-CP và sau đó là Nghị định 149/2018/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết với nhiều quy định tiến bộ như cụ thể hóa nguyên tắc thực hiện dân chủ, quy định rõ trách nhiệm của NSDLĐ trong việc ban hành và thực hiện QCDC…  Tinh thần đó vẫn được Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP kế thừa và phát huy nhằm đảm bảo lợi ích hợp pháp cho NLĐ, góp phần tạo ra môi trường làm việc lành mạnh, tránh các tiêu cực trong quá trình làm việc.

Với sự tham gia của nhiều doanh nghiệp với các ngành nghề đa dạng, thị trường việc làm ngày càng nhộn nhịp và có sự cạnh tranh cao từ phía NLĐ lẫn NSDLĐ. Bất kỳ NSDLĐ nào cũng đều mong muốn tuyển dụng được nguồn nhân lực có chất lượng cao, nhưng sau khi tuyển dụng, việc giữ chân nhân tài lại là một vấn đề nan giải khác. Để NLĐ trung thành, bên cạnh tiền lương và phúc lợi lao động thì môi trường làm việc lành mạnh, dân chủ, sẽ là yếu tố chủ chốt để NLĐ tiếp tục ở lại hay đầu quân sang NSDLĐ khác. QCDC chính là tiền đề cần thiết để NSDLĐ tạo ra môi trường làm việc tốt cho NLĐ.

Quy chế dân chủ, Nội quy lao động và Thỏa ước lao động tập thể có gì khác nhau?

Về cơ bản, QCDC, nội quy lao động (“NQLĐ”) và thỏa ước lao động tập thể (“TƯLĐTT”) đều là các văn bản được NSDLĐ ban hành và có hiệu lực áp dụng trong nội bộ doanh nghiệp. Trong khi QCDC và NQLĐ do NSDLĐ ban hành, sửa đổi, bổ sung sau khi tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở (nếu có) thì chỉ cần tham khảo thêm ý kiến của nhóm đại diện đối thoại của NLĐ (nếu có) đối với QCDC là đủ để NSDLĐ có thể hoàn thiện là ban hành. Bên cạnh đó, khác với QCDC và NQLĐ, TƯLĐTT do đại diện NLĐ và đại diện NSDLĐ ký kết thông qua thương lượng tập thể (với điều kiện có trên 50% NLĐ biểu quyết tán thành). Hơn thế nữa, trong khi NQLĐ phải được đăng ký với cơ quan lao động có thẩm quyền mới có giá trị sử dụng, TƯLĐTT chỉ cần được thông báo bằng văn bản với cơ quan lao động là có hiệu lực pháp lý. Riêng QCDC thì NSDLĐ chỉ cần tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở (nếu có) và nhóm đại diện đối thoại của NLĐ.

Mặc dù QCDC, NQLĐ và TƯLĐTT giữ các vai trò khác nhau nhưng chúng cũng hỗ trợ lẫn nhau cho mục đích sau cùng đó là xây dựng môi trường làm việc tiến bộ, văn minh và kỷ luật tại nơi làm việc. Cụ thể, QCDC đảm bảo cho NLĐ được biết, tham gia ý kiến, quyết định, kiểm tra giám sát một số nội dung có liên quan đến quyền và lợi ích hợp pháp của NLĐ theo quy định của pháp luật lao động. Ví dụ: NLĐ có quyền đóng góp ý kiến thông qua tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở về việc ban hành NQLĐ và ký kết TƯLĐTT. Trong khi đó, NQLĐ giúp chuẩn hóa các hành vi, quan hệ ứng xử của NLĐ trong doanh nghiệp, là cơ sở để xử lý kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất đối với NLĐ nào vi phạm kỷ luật lao động. TƯLĐTT là thỏa thuận giữa NLĐ và NSDLĐ về điều kiện lao động và/hoặc các phúc lợi lao động như tiền lương làm thêm giờ, tiền thưởng, mức trợ cấp, ngày nghỉ phép thêm… Hiện tại, pháp luật không quy định cụ thể nội dung của TƯLĐTT mà chỉ quy định nội dung không được trái với quy định của pháp luật đồng thời khuyến khích đưa các điều khoản có lợi hơn cho NLĐ so với quy định của pháp luật.

Như vậy, có thể thấy rằng QCDC giữ vai trò đảm bảo quyền dân chủ của NLĐ tại nơi làm việc; NQLĐ là các quy định về quy tắc xử xự mà NLĐ phải tuân thủ để đảm bảo trật tự tại nơi làm việc; và TƯLĐTT là thỏa thuận song phương nhằm nâng cao phúc lợi của NLĐ. Cả ba tài liệu này đều có hiệu lực thi hành tại doanh nghiệp, tuy nhiên, cần lưu ý là trong trường hợp NQLĐ và TƯLĐTT có nội dung trùng lấp thì NSDLĐ có trách nhiệm sửa đổi NQLĐ sao cho phù hợp với TƯLĐTT[1]. Bên cạnh đó, trong khi NQLĐ và QCDC là các văn bản nội bộ phải có của doanh nghiệp có từ 10 NLĐ trở lên thì TƯLĐTT chỉ là văn bản được giao kết nếu cả doanh nghiệp và tập thể NLĐ xét thấy cần thiết.

Có buộc phải xây dựng QCDC tại nơi làm việc không?

Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định doanh nghiệp nào có từ 10 NLĐ trở lên phải ban hành QCDC sau khi tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở và nhóm đại diện đối thoại của NLĐ[2]. Như vậy, tương như như yêu cầu đăng ký đối với NQLĐ, doanh nghiệp nào hội đủ tiêu chuẩn phải ban hành QCDC mà trong đó cquy định rõ nội dung và trình tự về đối thoại tại nơi làm việc, những nội dung mà doanh nghiệp phải công khai với NLĐ và các nội dung NLĐ được quyền tham gia ý kiến. Xin lưu ý, nếu doanh nghiệp đạt đủ điều kiện nhưng không chịu ban hành và thực hiện QCDC thì có thể bị xữ phạt vi phạm hành chính đến 6.000.000 đồng theo Nghị định 28/2020/NĐ-CP[3]. Bên cạnh đó, NLĐ nào phát hiện hành vi sai phạm về tuân thủ QCDC hoàn toàn có quyền khiếu nại với NSDLĐ để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình. Nếu không đồng ý với quyết định giải quyết khiếu nại lần 1 hoặc quá 30 ngày, kể từ ngày thụ lý mà khiếu nại lần 1  mà chưa được giải quyết thì NLĐ có quyền tiến hành khiếu nại lần 2 đến Chánh Thanh tra Sở Lao động – Thương binh và Xã hội, nơi NSDLĐ đặt trụ sở để được giải quyết[4].

Có thể nói rằng việc xây dựng QCDC đóng vai trò quan trọng trong việc tạo dựng môi trường làm việc lành mạnh, giúp NSDLĐ và NLĐ đạt được tiếng nói chung trong các vấn đề về lao động, giúp hai bên hiểu được nhau hơn để từ đó đồng lòng thúc đẩy sự phát triển chung của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc ban hành và thực hiện QCDC tại phần lớn doanh nghiệp hiện còn mang tính hình thức và hay bị “bỏ quên”, chưa được sự quan tâm của lãnh đạo và thường không được ban hành phù hợp với tình hình thực tế, đặc thù và quy mô của doanh nghiệp. Thực trạng đó dẫn đến tinh thần dân chủ tại doanh nghiệp vô hình chung chỉ trên giấy tờ, NLĐ hoàn toàn không được bày tỏ nguyện vọng hay trình bày kiến nghị cá nhân về khó khăn hay tiêu cực tồn tại trong quá trình làm việc, cũng như là các đóng góp hữu ích giúp cho doanh nghiệp phát triển. Môi trường làm việc thiếu dân chủ cũng khiến cho NLĐ cảm thấy bị áp đặt phải tuân thủ mệnh lệnh, do đó các bên sẽ không thể hiểu nhau và đây cũng chính là nguyên nhân của các tranh chấp lao động hay thậm chí là đình công. Vì thế, việc xây dựng QCDC phù hợp với đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp là cần thiết để nâng cao chất lượng công việc, tinh thần làm việc, góp phần đem lại môi trường làm việc lành mạnh cho cả NLĐ và doanh nghiệp.

Xây dựng QCDC như thế nào để hiệu quả và phù hợp với quy định pháp luật?

QCDC cần được xây dựng dựa trên 03 nguyên tắc chính sau đây: (i) Thiện chí, hợp tác, trung thực, bình đẳng, công khai và minh bạch; (ii) Tôn trọng quyền và lợi ích hợp pháp của NLĐ, NSDLĐ và các tổ chức, cá nhân khác có liên quan; và (iii) Tổ chức thực hiện QCDC không trái với quy định của pháp luật và đạo đức xã hội[5].

Bên cạnh đó, Nghị định 145/2020/NĐ-CP cũng hướng dẫn khá chi tiết và rõ ràng về các nội dung chính cần tuân thủ khi ban hành QCDC bao gồm: (i) các nội dung doanh nghiệp phải công khai như tình hình sản xuất kinh doanh, việc trích, lập, sử dụng các quỹ khen thưởng, phúc lợi do NLĐ đóng góp…[6]; (ii) nội dung, hình thức để NLĐ được tham gia ý kiến, quyết định kiểm tra, giám sát; (iii) tổ chức đối thoại tại nơi làm việc; và (iv) tổ chức hội nghị NLĐ nhằm trao đổi, gắn kết giữa NSDLĐ và NLĐ trong việc thúc đẩy sự phát triển doanh nghiệp. Bên cạnh các nội dung trên, doanh nghiệp cũng có thể bổ sung các hình thức dân chủ tại nơi làm việc khác tùy nhu cầu và đặc thù của từng doanh nghiệp. Vì thế, để đảm bảo hiệu lực thi hành và tính hiệu quả của QCDC, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau đây khi soạn thảo và ban hành QCDC:

• Thứ nhất, đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc cốt lõi và nội dung chính của QCDC theo quy định của pháp luật;
• Thứ hai, căn cứ tình hình hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp và chế độ phúc lợi lao động, quy định nội bộ của từng loại hình doanh nghiệp mà doanh nghiệp sẽ bổ sung quy định sao cho phù hợp nhất với tình hình thực tế của doanh nghiệp. Ví dụ: doanh nghiệp có các quỹ từ thiện hoặc quỹ dành cho các hoạt động ngoại khóa thì QCDC nên quy định NLĐ được phép tham gia ý kiến, quyết định, kiểm tra và giám sát việc thực hiện các nội dung này;
• Thứ ba, mặc dù quy định của pháp luật cho phép doanh nghiệp lựa chọn nhiều hình thức khác nhau để thực hiện QCDC miễn sao pháp luật không cấm nhưng việc quy định rõ ràng một hoặc một số hình thức nhất định nào đó sẽ cần thiết để QCDC được thực hiện nhất quán, tránh các nhầm lẫn không đáng có; và
• Thứ tư, như đã đề cập ở trên, QCDC chỉ được ban hành sau khi tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở và nhóm đại diện đối thoại của NLĐ vì QCDC có liên quan đến quyền và lợi ích của NLĐ. Sau khi ban hành, QCDC cần được công khai tại nơi làm việc hoặc thông qua các hình thức trực tuyến và doanh nghiệp phải đảm bảo NLĐ có thể tiếp cận với các thông tin được công khai. Doanh nghiệp cũng lưu ý giảm thiểu rủi ro việc QCDC đã ban hành bị Tòa án hay các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền xem xét là vô hiệu và sẽ không có giá trị thực thi.

Thủ tục thông qua QCDC

Pháp luật lao động không yêu cầu doanh nghiệp phải đăng ký QCDC với cơ quan lao động có thẩm quyền. Để QCDC có hiệu lực, doanh nghiệp chỉ cần tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở (nếu có) và nhóm đại diện đối thoại của NLĐ (nếu có) trong quá trình soạn thảo và trước khi ban hành. Nếu các bên có ý kiến khác nhau và không có tiếng nói chung về các điều khoản trong QCDC, doanh nghiệp có quyền tự quyết định nội dung nào sẽ được đề cập trong QCDC nhưng phải nêu rõ lý do không đồng ý với ý kiến của bên còn lại thông qua biên bản họp giữa các bên. Sau cùng, QCDC sau khi ban hành phải được phổ biến công khai với NLĐ. Doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ các bước nêu trên để QCDC có hiệu lực pháp luật và hạn chế các rủi ro cho doanh nghiệp có thể xảy ra sau này.

Vai trò của công đoàn cơ sở, tổ chức đại diện NLĐ trong việc xây dựng, ban hành và thực thi QCDC

Nhận thức được tầm quan trọng của việc xây dựng và thực hiện QCDC đối với môi trường làm việc cũng như chất lượng công việc của NLĐ, Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam đã ban hành Hướng dẫn 1360/HD-TLĐ ngày 28/08/2019 hướng dẫn xây dựng và thực hiện QCDC tại doanh nghiệp. Đây là tài liệu hữu ích để công đoàn cơ sở, tổ chức đại diện NLĐ tham khảo và tham mưu, hướng dẫn, tuyên truyền đến NLĐ về việc xây dựng và thực hiện QCDC tại doanh nghiệp. Bên cạnh đó, công đoàn cơ sở, tổ chức đại diện NLĐ còn có trách nhiệm kiểm tra, giám sát việc tổ chức, thành phần tham gia, thời điểm diễn ra đối thoại tại nơi làm việc và hội nghị NLĐ đã được thực hiện theo đúng QCDC và quy định của pháp luật chưa. Vì phần lớn NLĐ không nắm rõ quy định pháp luật về quyền và lợi ích hợp pháp của họ cũng như không phải là chuyên gia trong việc đàm phán để sửa đổi TƯLĐTT và các quy chế nội bộ khác theo hướng có lợi hơn cho mình nên công đoàn cơ sở, tổ chức đại diện NLĐ sẽ đóng vai trò quan trọng, là bên đại diện cho NLĐ thương lượng vì mục tiêu nâng cao các phúc lợi lao động cho NLĐ.

Vai trò của QCDC theo như mong đợi của các nhà làm luật chính là làm cầu nối giữa NSDLĐ và NLĐ trong việc trao đổi thông tin, bày tỏ nguyện vọng, tâm tư của NLĐ cũng như kiến nghị cách thức giải quyết bất đồng trong mối quan hệ lao động. Từ đó, việc xây dựng và thực hiện hiệu quả QCDC cũng góp phần củng cố mối quan hệ lao động ngày càng được hài hòa, tạo môi trường làm việc lành mạnh, tích cực và thúc đẩy sự phát triển chung của doanh nghiệp để từ đó gia tăng phúc lợi lao động cho NLĐ. Mặc dù xây dựng và ban hành QCDC là nội dung bắt buộc phải được thực hiện nhưng sự chủ động từ NSDLĐ sẽ giúp tối đa hóa những lợi ích mà QCDC có thể đem lại cho cả NLĐ và doanh nghiệp. Vì thế, NSDLĐ cần cân nhắc để sớm ban hành QCDC phù hợp nhất có thể.

[1] Điều 79.1 Bộ Luật Lao động 2019

[2] Điều 48 và Điều 114.4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP

[3] Điều 14 Nghị định 28/2020/NĐ-CP

[4] Điều 15 Nghị định 24/2018/NĐ-CP

[5] Điều 42 Nghị định 145/2020/NĐ-CP

[6] Điều 43 Nghị định 145/2020/NĐ-CP