Xây dựng chính sách làm việc từ xa: Chìa khóa làm việc hiệu quả trong mùa dịch COVID-19

Phạm Thanh Trúc & Luật sư Nguyễn Hữu Phước – Phuoc & Partners

Làm việc từ xa (“LVTX”) đang được xem là hình thức thay thế khả thi cho mô hình làm việc truyền thống tại nhiều doanh nghiệp (“DN”) trong bối cảnh đại dịch COVID-19 vẫn diễn biến phức tạp. Để thích nghi với trạng thái “bình thường mới”, việc tổ chức cho người lao động (“NLĐ”) LVTX càng được các DN ưa chuộng và áp dụng rộng rãi giúp duy trì hoạt động kinh doanh ổn định trong giai đoạn hiện nay.

Để đảm bảo công tác quản trị nhân sự, năng suất công việc và giảm thiểu rủi ro có thể gặp phải khi áp dụng hình thức làm việc từ xa, một trong những việc cấp bách của DN chính là tiến hành xây dựng một chính sách LVTX (“Chính Sách”) hiệu quả để áp dụng. Cần lưu ý rằng, Chính Sách hiệu quả là chính sách vừa phù hợp với điều kiện, đặc điểm riêng của từng DN chẳng hạn như lĩnh vực hoạt động, văn hóa, quy mô, trình độ tổ chức, địa bàn vừa phải tuân thủ quy định pháp luật. Tuy nhiên, hiện chưa có hướng dẫn nào đối với Chính Sách, từ phía cơ quan Nhà nước cũng như từ các sở, ban ngành đoàn thể, tổ chức để tham khảo. Bài viết này đưa ra một số nội dung quan trọng cần xem xét khi xây dựng Chính Sách cho DN.

Nhóm công việc phù hợp và điều kiện để làm việc từ xa

Vấn đề này rất cần thiết trong hai trường hợp, thứ nhất là các DN vừa có bộ phận trực tiếp làm việc tại văn phòng, nhà máy, lại vừa có bộ phận có thể làm việc từ xa; và thứ hai là DN cho một bộ phận NLĐ LVTX để đảm bảo giãn cách xã hội tại nơi làm việc hoặc để đảm bảo sức khỏe cho NLĐ.

Có một sự thật rằng, hình thức LVTX không thể áp dụng cho mọi công việc và ngành nghề, điển hình như các công việc mà tư liệu sản xuất hay dữ liệu thông tin lại được đặt tại trụ sở, văn phòng, nhà máy của DN như nhân viên đứng trong dây chuyền sản xuất hay giao dịch viên ngân hàng. Chính vì thế, khi xây dựng Chính Sách, DN nên dự liệu xem nhóm công việc nào là phù hợp để làm việc linh hoạt, tránh bị động và lúng túng khi đưa Chính Sách vào áp dụng.

Đối với các DN nào áp dụng song song cả hai hình thức làm việc truyền thống và LVTX thì trong Chính Sách nên quy định rõ tiêu chí xét duyệt NLĐ nào hội đủ điều kiện LVTX dựa trên các yếu tố như: khối lượng công việc, năng lực làm việc độc lập, khả năng quản lý thời gian, tinh thần trách nhiệm và các tiêu chí khác mà cần thiết. Chẳng hạn, có DN quy định rằng, đối tượng áp dụng là NLĐ không có công việc phải giải quyết gấp và trước khi LVTX phải được người quản lý trực tiếp chấp thuận.

Địa điểm làm việc từ xa

Địa điểm LVTX là một trong những nội dung quan trọng mà DN cần lưu ý khi xây dựng Chính Sách. Nơi LVTX có ảnh hưởng nhiều đến năng suất làm việc của NLĐ, cùng với đó là rủi ro về bảo mật thông tin, bảo vệ tài sản DN và toàn lao động.

Để giải quyết các vướng mắc trên, Chính Sách phải đưa ra được các tiêu chí đối với nơi LVTX có liên quan đến ba vấn đề chính sau: (i) Sự riêng tư của không gian nơi làm việc từ xa; (ii) Đảm bảo sự kết nối mạng ổn định, liên tục và an toàn; và (iii) Tính bảo mật của nơi lưu trữ tài liệu, trang thiết bị NLĐ được DN cung cấp. Tùy theo quy mô kinh doanh, cấp bậc và tính chất công việc, DN có thể có yêu cầu khắt khe hơn đối với nơi LVTX của một số NLĐ đặc thù. Hãy khuyến khích NLĐ chọn nơi LVTX cố định để cấp quản lý có thể dễ dàng liên hệ khi có việc cần.

Tuy nhiên, không phải NLĐ nào cũng có sẵn nơi LVTX mà đáp ứng được các tiêu chuẩn mà DN yêu cầu, vì thế việc thiết lập địa điểm LVTX có thể mất một khoản chi phí để cải tạo; sử dụng trang thiết bị như tiền điện, cước viễn thông; chi phí in ấn tài liệu… DN nên phân định trách nhiệm đối với các chi phí trên để tránh bất đồng với DN. Giải pháp cho DN đó là hỗ trợ định kỳ hoặc một lần phụ cấp LVTX như một hình thức phúc lợi để NLĐ yên tâm tập trung cho công việc.

Tuy nhiên, yêu cầu NLĐ đảm bảo tiêu chí về nơi LVTX như trên không phải lúc nào cũng phù hợp. Chẳng hạn trong đợt giãn cách xã hội theo Chỉ thị 16/CT-TTg, NLĐ LVTX rõ ràng chỉ có một lựa chọn là làm việc tại chính nơi ở của mình. Nếu như vậy, DN cần quy định tiêu chí về nơi LVTX một cách linh động và hợp lý hơn, hoặc có thể chỉ quy định NLĐ phải đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin và tài liệu và tình trạng kết nối internet để việc LVTX hiệu quả.

Trang thiết bị và kênh thông tin liên lạc

DN cho NLĐ LVTX có nghĩa là hầu như tất cả trao đổi, liên lạc của DN đều phải thông qua nền tảng công nghệ viễn thông. Trước thực trạng nhức nhối về rò rỉ bí mật kinh doanh, đánh cắp thông tin trên không gian mạng, DN nên dành chi phí hợp lý để đầu tư vào phần mềm, ứng dụng và máy chủ để phục vụ việc trao đổi thông tin an toàn, ngăn chặn tấn công mạng, đảm bảo truy cập dữ liệu xuyên suốt, không bị gián đoạn làm ảnh hưởng đến công việc chung, đồng thời, đưa ra quy định để đảm bảo an toàn bí mật thông tin khi NLĐ làm việc từ xa.

Chính Sách sẽ quy định trách nhiệm của DN là cung cấp trang thiết bị cần thiết và nghĩa vụ của NLĐ là bảo quản và sử dụng trang thiết bị được cung cấp. Theo đó, Chính Sách sẽ quy định rõ trang thiết bị mà NLĐ được cung cấp (bao gồm vật dụng, công cụ, phần cứng và phần mềm nào), giới hạn trách nhiệm của DN đối với chi phí phát sinh khi NLĐ sử dụng trang thiết bị như chi phí điện và cước viễn thông. Tùy theo nhu cầu và quy mô mà DN có thể có bộ phận hỗ trợ công nghệ từ xa phụ trách bảo trì, sửa chữa trục trặc kỹ thuật của trang thiết bị.

Song song với đó là quy định về nghĩa vụ của NLĐ khi sử dụng và bảo quản trang thiết bị được DN cung cấp. Để đảm bảo các trang thiết bị được sử dụng đúng mục đích, hạn chế việc rò rỉ thông tin, dữ liệu mật thì NLĐ chỉ được sử dụng trang thiết bị cho công việc. Chính Sách cũng phải quy định rõ về nghĩa vụ của NLĐ trong việc bảo quản, giữ gìn trang thiết bị an toàn, hợp lý. NLĐ phải bồi thường và bị xử lý kỷ luật lao động theo nội quy lao động của DN và pháp luật Việt Nam khi xảy ra mất mát hoặc vi phạm Chính Sách.

DN cũng nên quy định trong Chính Sách kênh liên lạc mà NLĐ được phép sử dụng khi trao đổi thông tin, tài liệu về công việc hay khi tổ chức họp trực tuyến để thuận tiện trong việc quản lý, giám sát NLĐ. Bên cạnh đó, DN cũng cần dự trù trường hợp NLĐ vô tình tải tệp tin hoặc ứng dụng trên mạng có chứa các mã độc gây rủi ro cho việc bảo mật dữ liệu và thông tin của DN. Để hạn chế rủi ro này, DN cần yêu cầu NLĐ không tự tiện tải ứng dụng, tệp tin hoặc truy cập kết nối mạng công cộng mà chưa được quản lý trực tiếp đồng ý. Ngoài ra, tùy đặc thù của từng lĩnh vực hoạt động, DN có thể đưa ra yêu cầu, chỉ dẫn hợp lý khác cho NLĐ được quy định trong Chính Sách để đảm bảo vừa thông suốt liên lạc lại vừa an toàn thông tin.

Quy tắc ứng xử khi làm việc từ xa và đánh giá hiệu quả công việc

Khác với làm việc tại văn phòng, nhà máy hoặc tại nơi làm việc được DN sắp xếp, hình thức LVTX được đánh giá là tạo sự thoải mái và tự do hơn cho NLĐ vì không có sự giám sát trực tiếp từ cấp quản lý. Tuy nhiên, tâm lý thoải mái có thể làm mất tập trung và thiếu chuyên nghiệp trong công việc cho nên, vấn đề mà DN quan tâm, chính là chất lượng, hiệu quả công việc khi NLĐ làm việc từ xa. Về vấn đề này, DN cần chú ý hai điểm lớn sau:

• Chính sách LVTX cần có điều khoản về Quy tắc ứng xử khi LVTX về các vấn đề sau: (i) Tác phong, trang phục khi làm việc từ xa, khi họp trực tuyến hoặc gặp gỡ trực tiếp với đồng nghiệp, đối tác, khách hàng; (ii) Giữ liên lạc và phản hồi nhanh chóng tin nhắn, email, cuộc gọi từ đồng nghiệp, đối tác, khách hàng; và (iii) Hành vi lạm dụng chính sách LVTX bị nghiêm cấm và chế tài; và
• Chính sách LVTX cần quy định rõ kết quả LVTX được đánh giá như khi NLĐ làm việc tại nơi làm việc của DN và cũng sẽ được sử dụng để đánh giá mức độ hoàn thành công việc, xem nâng lương, trả thưởng, thăng chức hay đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động nếu NLĐ thường xuyên không hoàn thành công việc[1]. Việc đánh giá mức độ hoàn thành công việc cần tương thích với quy định nội bộ của DN về đánh giá NLĐ như được phân tích dưới đây.

Sự tương thích giữa Chính Sách với Các Quy Định Nội Bộ Được Thừa Nhận và quy định của pháp luật.

Một điều mà DN cần lưu ý khi ban hành Chính Sách đó là sự tương thích của Chính Sách với hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, các quy chế nội bộ hiện tại của DN như nội quy lao động, thang lương, bảng lương, định mức lao động, quy chế thưởng (gọi chung là “Các Quy Định Nội Bộ Được Thừa Nhận”) và quy định của pháp luật có liên quan. Pháp luật hiện không quy định về hiệu lực pháp lý của Chính Sách nên đây chỉ được xem là quy chế nội bộ của DN xuất phát từ quyền quản lý, điều hành, giám sát lao động[2] trong tình huống đặc thù (như giãn cách xã hội) và nội dung Chính Sách không được trái với hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, Các Quy Định Nội Bộ Được Thừa Nhận và quy định của pháp luật có liên quan. Vì thế, về nguyên tắc, quy định của Chính Sách không được thu hẹp hay giới hạn quyền và lợi ích của NLĐ so với nội dung đã được quy định trong các văn bản nêu trên cũng như được pháp luật có liên quan quy định và nếu có mâu thuẫn, quy định của Chính Sách sẽ khó được ưu tiên áp dụng.

Như vậy, khi ban hành Chính Sách, DN cần rà soát quy định trong Chính Sách nhằm tránh mâu thuẩn với các văn bản nêu trên. Đồng thời, để đảm bảo sự đồng bộ của các tài liệu, DN cần thương lượng với tập thể NLĐ để sửa đổi, bổ sung hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể và tiến hành sửa đổi Các Quy Định Nội Bộ Được Thừa Nhận, để cho phép DN có thể ban hành và thực hiện Chính Sách trong trường hợp cần thiết vì đa số các DN hiện chưa lường trước vấn đề này và không có quy định về LVTX tại các văn bản nêu trên. Vì thế, trong bối cảnh dịch bệnh Covid-19 không biết khi nào kết thúc cũng như để dự liệu cho nhiều trường hợp khác có thể phát sinh trong tương lai, DN nên sửa đổi, bổ sung như trên, cho dù quá trình này có thể kéo dài bởi vì việc bổ sung cơ chế cho phép LVTX đối với toàn bộ hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể và Các Quy Định Nội Bộ Được Thừa Nhận không phải là đơn giản.

Quy trình xây dựng và ban hành Chính Sách

Khác với Các Quy Định Nội Bộ Được Thừa Nhận, pháp luật lao động không quy định DN phải tham khảo ý kiến tập thể NLĐ hay tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở trước khi ban hành Chính Sách. Tuy nhiên, pháp luật lao động lại cho phép NLĐ được tham gia ý kiến đối với Chính Sách, vì đây là quy chế của DN liên quan đến quyền, nghĩa vụ và lợi ích của NLĐ[3]. Vì thế, để tăng tính thuyết phục và hiệu quả tuân thủ của Chính Sách, dù theo quy định pháp luật thì NLĐ chỉ có thể tham gia ý kiến dưới hình thức lấy ý kiến trực tiếp hoặc thông qua tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở, DN nên đối thoại trực tiếp với NLĐ để cho thấy DN đã thực hiện đầy đủ quy chế dân chủ trong quá trình ban hành Chính Sách và nếu có tranh chấp liên quan đến Chính Sách, DN cũng có cơ sở để chứng minh DN đã ban hành và áp dụng Chính Sách đúng quy định.

Vướng mắc về bảo hiểm tai nạn lao động khi làm việc từ xa

“LVTX liệu có được bảo hiểm tai nạn lao động?” là câu hỏi lớn trong bối cảnh mô hình LVTX càng được áp dụng rộng rãi như là một giải pháp thích nghi với trạng thái “bình thường mới”. Theo pháp luật lao động, NLĐ được bảo hiểm tai nạn lao động khi bị tai nạn lao động gây suy giảm từ 5% thuộc một trong các trường hợp sau: (i) Tại nơi làm việc và trong giờ làm việc, kể cả khi đang thực hiện các nhu cầu sinh hoạt cần thiết tại nơi làm việc hoặc trong giờ làm việc mà Bộ luật lao động và nội quy của cơ sở sản xuất, kinh doanh cho phép, bao gồm nghỉ giải lao, ăn giữa ca, ăn bồi dưỡng hiện vật, làm vệ sinh kinh nguyệt, tắm rửa, cho con bú, đi vệ sinh; (ii) Ngoài nơi làm việc hoặc ngoài giờ làm việc khi thực hiện công việc mà DN yêu cầu; và (iii) Trên tuyến đường NLĐ đi từ nơi ở đến nơi làm việc hoặc từ nơi làm việc về nơi ở trong khoảng thời gian và tuyến đường hợp lý[4].

Tuy nhiên, theo pháp luật lao động, nơi làm việc là bất kỳ nơi nào mà NLĐ thực tế làm việc theo thỏa thuận hoặc theo sự phân công của DN[5]. Do đó, nếu DN phân công NLĐ làm việc tại nhà, đây có thể được xem là “nơi làm việc”. Do đó, nếu NLĐ gặp tai nạn trong thời gian LVTX và tại địa điểm làm việc từ xa, DN có thể phải đối mặt với rủi ro là phải thanh toán toàn bộ chi phí có liên quan đến tai nạn lao động cho NLĐ. Để giảm thiểu rủi ro, DN nên quy định quy tắc về an toàn lao động và yêu cầu NLĐ phải tuân thủ theo Chính Sách và khẳng định về việc DN không chịu trách nhiệm nếu NLĐ vi phạm các quy định an toàn đó.

Diễn biến phức tạp của dịch bệnh COVID-19 hiện nay buộc DN phải linh động trong việc sắp xếp nhân sự để vừa chống dịch lại vừa đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn. Tuy nhiên, pháp luật vẫn chưa hướng dẫn kịp thời đến vấn đề pháp lý phát sinh từ mô hình làm việc mới mẻ này, vì thế việc xây dựng quy chế nội bộ để điều chỉnh và hướng dẫn việc áp dụng mô hình LVTX cho NLĐ càng trở nên cấp thiết hơn. DN cần thận trọng và có dự trù khi soạn thảo Chính Sách để mô hình này hoạt động đúng mục đích, hiệu quả và thiết thực.

[1] Điều 36.1(a) Bộ luật Lao động

[2] Điều 6.1 (a) Bộ luật Lao động

[3] Điều 44 Nghị định 145/2020/NĐ-CP

[4] Điều 45 Luật An toàn vệ sinh lao động 2015

[5] Điều 3.9 Bộ luật Lao động