Tạm Hoãn Hợp Đồng Lao Động: Chiếc Phao Cứu Doanh Nghiệp Giữa Bão COVID-19?

(Trần Thị Hương & Luật sư Nguyễn Hữu Phước – Phuoc & Partners)

Đã qua rồi cái thuở chủ doanh nghiệp phải cân nhắc giữa làm việc tại nhà hay làm việc tại chỗ làm việc trong doanh nghiệp. Giờ đây, dưới các biện pháp giãn cách xã hội nghiêm ngặt của Chính phủ, làm thế nào để cắt giảm chi phí sản xuất, kinh doanh, thu hồi công nợ khách hàng, đảm bảo cho người lao động (NLĐ) có đủ việc làm trong mùa dịch là bài toán nan giải cho rất nhiều doanh nghiệp.

Bị dồn vào thế bí, nhiều doanh nghiệp đã phải quyết định cắt giảm nhân sự một cách tiêu cực chẳng hạn như đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động (“HĐLĐ”) vì lý do dịch bệnh nguy hiểm, cho NLĐ thôi việc vì lý do thay đổi cơ cấu, công nghệ, hoặc vì lý do kinh tế… Khoan hãy bàn đến vấn đề rủi ro phải hầu tòa trong tương lai và các chi phí bồi thường có thể lên đến hàng tỷ đồng, các phương án trên khiến chi phí, thời gian, công sức đào tạo NLĐ của doanh nghiệp xem như đổ sông đổ bể. Bên cạnh đó, việc tiến hành thủ tục cắt giảm lao động chỉ cần “sai một li” là doanh nghiệp phải “đi một dặm” để giải quyết hậu quả. Chính vì vậy, doanh nghiệp nên cân nhắc các biện pháp thay thế khác nếu có để hạn chế tổn thất, nguy cơ về lâu dài, đơn cử như khả năng thỏa thuận tạm hoãn thực hiện HĐLĐ.

Mặc dù không được định nghĩa trong pháp luật lao động, khái niệm “tạm hoãn thực hiện HĐLĐ” được hiểu là khi các bên trong mối quan hệ lao động tạm dừng việc thực hiện HĐLĐ đã giao kết trong một khoảng thời gian nhất định nào đó. Tạm hoãn thực hiện HĐLĐ có thể được ví như là chiếc phao cứu sinh dành cho doanh nghiệp khi mà: (i) doanh nghiệp không có đủ công việc cho NLĐ trong thời gian giãn cách xã hội; và/hoặc (ii) NLĐ không thể thực hiện công việc mà doanh nghiệp điều phối (có thể vì NLĐ không thể đến nơi làm việc để thực hiện hoặc vì lý do khác nào đó). Chiếc phao cứu sinh này sẽ phù hợp với: (i) doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ nhà hàng, quán ăn mà buộc phải đóng cửa theo Chỉ thị 16/CT-TTg; (ii) doanh nghiệp đã triển khai cho NLĐ làm việc tại nhà nhưng không hiệu quả hoặc không có đủ công việc cho NLĐ; (iii) doanh nghiệp buộc phải ngừng hoạt động sản xuất, kinh doanh do không thể triển khai làm việc tại nhà và cũng không thuộc nhóm các ngành thiết yếu (ví dụ như hàng không, sản xuất quần áo, giày da…); và (iv) các doanh nghiệp có công trường, công trình xây dựng thuộc nhóm chưa thực sự cấp bách…

Tạm hoãn thực hiện HĐLĐ đồng nghĩa với việc NLĐ sẽ không phải thực hiện công việc và doanh nghiệp cũng không phải trả lương, thưởng, trợ cấp,… cho NLĐ trong thời gian tạm hoãn. Việc “tạm chia tay” này sẽ phần nào giúp doanh nghiệp chống chọi cho qua thời gian khó khăn và đảm bảo cho NLĐ vẫn giữ được việc làm sau khi doanh nghiệp “hồi sức”. Không những vậy, doanh nghiệp còn có thể giảm thiểu rủi ro kiện tụng trong tương lai bởi rằng đây không phải là quyết định đơn phương từ một phía mà dựa trên cơ sở thỏa thuận giữa các bên[1]. Xét trên khía cạnh vĩ mô, việc làm này không chỉ giúp hạn chế số lượng doanh nghiệp phải giải thể mà còn giúp giảm bớt số lượng NLĐ bị mất việc do dịch bệnh COVID-19.

Về thời gian tạm hoãn, pháp luật lao động không đặt ra thời gian tối thiểu hoặc tối đa cho việc tạm hoãn thực hiện HĐLĐ mà cho phép các bên tự thỏa thuận sau khi cân nhắc vào tình hình thực tế của doanh nghiệp.

Với diễn tiến ngày càng căng thẳng của đợt dịch COVID-19 lần thứ tư đang càn quét tại Việt Nam, việc dự đoán khi nào hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp sẽ trở lại bình thường dường như là bất khả thi vào lúc này. Chính vì vậy, thay vì đề xuất một khoảng thời gian tạm hoãn ngắn (từ 07 – 14 ngày) với NLĐ rồi đến khi hết hạn lại phải thỏa thuận kéo dài (nếu dịch bệnh vẫn chưa thuyên giảm), doanh nghiệp nên đưa ra một mốc tạm hoãn từ một đến vài tháng để dự trù cho tình huống xấu nhất. Nguyên nhân là vì việc mời NLĐ trở lại làm việc sớm hơn dự tính dù gì thì cũng dễ dàng hơn so với thỏa thuận kéo dài thời gian tạm hoãn.

Về nghĩa vụ ràng buộc các bên trong thời gian tạm hoãn, như đã đề cập ở trên, NLĐ không bị ràng buộc trách nhiệm công việc và doanh nghiệp cũng không phải trả lương, thưởng hoặc đảm bảo quyền, lợi ích của NLĐ trong giai đoạn này[2]. Đối với ngừng việc vì lý do dịch bệnh nguy hiểm, doanh nghiệp phải thỏa thuận trả lương cho NLĐ trong 14 ngày ngừng việc đầu tiên sao cho không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng[3]. Nếu tạm hoãn thực hiện HĐLĐ, pháp luật lao động không yêu cầu doanh nghiệp phải hỗ trợ cho NLĐ, do đó, mức hỗ trợ sẽ do các bên tự thỏa thuận hoặc cũng có thể là không có hỗ trợ nào cả.

Thực tiễn áp dụng

Trên thực tế, có nhiều phương án mà doanh nghiệp có thể cân nhắc trước tình hình dịch bệnh, ví dụ như thỏa thuận: (i) giảm số giờ làm việc đồng thời giảm lương tương ứng; (ii) tạm hoãn thực hiện HĐLĐ; (iii) nghỉ không hưởng lương[4]; hoặc (iv) ngừng việc. Không có lý do thuyết phục gì để doanh nghiệp lại chọn các phương án không chỉ rủi ro pháp lý tiềm ẩn, mà còn gây sự khó chịu cho NLĐ và làm hao hụt nguồn nhân tài đã qua đào tạo trong khi có thể cân nhắc áp dụng hình thức tạm hoãn thực hiện HĐLĐ?

Mặc dù pháp luật lao động không quy định các bước mà doanh nghiệp phải tiến hành khi muốn tạm hoãn thực hiện HĐLĐ, có thể thấy rằng quy trình này không đòi hỏi các bên phải tổ chức đối thoại tại nơi làm việc, báo cáo hoặc tiến hành lấy ý kiến của các cơ quan quản lý lao động, tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở. Chính vì vậy, khác với việc cho thôi việc NLĐ vì lý do thay đổi cơ cấu tổ chức, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế, tạm hoãn thực hiện HĐLĐ sẽ là một bước đi khả thi hơn cho doanh nghiệp trong bối cảnh giãn cách xã hội hiện nay.

Một số lưu ý

• Thứ nhất, mấu chốt để có thể áp dụng việc tạm hoãn thực hiện HĐLĐ là sự thỏa thuận. Để đạt được điều này, tùy vào ngân sách sẵn có, doanh nghiệp có thể đề xuất một khoản hỗ trợ hợp lý nào đó để vừa giúp NLĐ trang trải nhu cầu sinh hoạt cơ bản để vượt qua thời gian khó khăn, vừa khéo léo xoa dịu để NLĐ cùng sát cánh với doanh nghiệp. Bên cạnh đó, mặc dù pháp luật lao động không có quy định cụ thể, nội dung thỏa thuận tạm hoãn, người có thẩm quyền ký thỏa thuận cũng là những vấn đề mà doanh nghiệp cần lưu ý để tránh rắc rối pháp lý về sau. Về nguyên tắc, người đại diện theo pháp luật sẽ là chủ thể đại diện cho doanh nghiệp có thẩm quyền ký thỏa thuận tạm hoãn. Tuy nhiên, người đại diện theo pháp luật cũng có thể ủy quyền bằng văn bản để một người khác ký thay mình.

Vậy nếu như NLĐ không đồng ý với đề xuất tạm hoãn thực hiện HĐLĐ thì doanh nghiệp nên làm gì? Như đã đề cập ở phần trên, hiện nay có nhiều lựa chọn để doanh nghiệp cân nhắc mà vẫn đảm bảo về mặt pháp lý của những lựa chọn đó. Mặc dù tạm hoãn thực hiện HĐLĐ là phương án có nhiều ưu điểm với doanh nghiệp bởi khả năng giảm thiểu tối đa gánh nặng tài chính thì đối với NLĐ, đây lại là đề xuất không được mong đợi vì làm giảm thu nhập của họ. Chính vì vậy, doanh nghiệp cần có sẵn các kế hoạch B, C để dự trù nếu NLĐ không đồng ý.

• Thứ hai, cách thức ký thỏa thuận tạm hoãn thực hiện HĐLĐ. Dưới các Chỉ thị gắt gao hạn chế người dân không được ra đường như hiện nay, việc các bên trực tiếp ký vào thỏa thuận sẽ gặp khó khăn, điển hình như khó khăn khi đặt xe giao tài liệu từ quận này sang quận khác bởi nỗi lo “bị phạt tiền do hàng không thiết yếu” của người giao hàng. Chính vì vậy, doanh nghiệp nên cân nhắc gửi email và yêu cầu NLĐ xác nhận qua email về việc đồng ý tạm hoãn HĐLĐ trước. Sau đó, doanh nghiệp không nên chủ quan trì hoãn đợi hết dịch mới bổ sung các giấy tờ theo yêu cầu sau mà nên chuyển sang ký bằng chữ ký số hoặc liên hệ với các công ty dịch vụ chuyển phát nhanh để gửi bản giấy thỏa thuận tạm hoãn thực hiện HĐLĐ cho NLĐ ký. Thực hiện song song 02 phương án này sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng nhận được phản hồi của NLĐ để có thể tạm hoãn HĐLĐ, đồng thời nhằm phòng trường hợp bưu phẩm bị thất lạc thì vẫn có email để làm chứng cứ.
• Thứ ba, thời gian tạm hoãn thực hiện HĐLĐ được tính vào thời hạn HĐLĐ đã ký. Bộ luật Lao động 2019 đã làm rõ “vùng xám” của Bộ luật Lao động 2012 một các gián tiếp khi quy định rằng doanh nghiệp sẽ chỉ phải nhận NLĐ trở lại làm việc nếu HĐLĐ đã ký còn thời hạn[5]. Điều này đồng nghĩa với việc nếu các bên không có thỏa thuận gì khác, thời gian tạm hoãn HĐLĐ sẽ được tính vào thời hạn HĐLĐ và quan hệ lao động của các bên cũng có thể bị đương nhiên chấm dứt trong thời gian tạm hoãn nếu HĐLĐ hết hạn trong thời gian đó. Doanh nghiệp nên lưu ý đến thời hạn HĐLĐ đã ký để cân nhắc xem có nên ký HĐLĐ mới với NLĐ hay ký biên bản thanh lý HĐLĐ.

Nếu HĐLĐ đã ký vẫn còn thời hạn, trong vòng 15 ngày kể từ ngày hết thời gian tạm hoãn, NLĐ phải có mặt tại nơi làm việc và doanh nghiệp sẽ bố trí cho NLĐ tiếp tục thực hiện HĐLĐ[6]. Nếu hết 15 ngày mà NLĐ vẫn không xuất hiện tại nơi làm việc thì doanh nghiệp có quyền đơn phương chấm dứt HĐLĐ mà không cần báo trước cho NLĐ[7].

• Thứ tư, liệu doanh nghiệp có phải đóng bảo hiểm xã hội (“BHXH”) cho NLĐ trong thời gian tạm hoãn HĐLĐ không? Theo quy định, nếu NLĐ không làm việc và không hưởng lương từ 14 ngày trở lên trong 01 tháng thì nghĩa vụ đóng BHXH sẽ không phát sinh trong tháng đó[8]. Chính vì vậy, nếu (i) thời gian tạm hoãn kéo dài từ 14 ngày trở lên trong 01 tháng, (ii) NLĐ không làm việc và không được hưởng lương trong thời gian này thì bộ phận nhân sự cần báo giảm BHXH cho cơ quan BHXH thông qua hình thức đăng ký trực tuyến qua mạng. Trên thực tiễn, có nhiều doanh nghiệp không báo giảm hoặc báo giảm chậm với cơ quan BHXH, gây ảnh hưởng lớn nếu có nhiều NLĐ cùng tạm hoãn HĐLĐ vì doanh nghiệp vẫn phải đóng BHXH cho các đối tượng đó cho tháng mà doanh nghiệp không báo/ báo giảm BHXH chậm đó.
• Thứ 5, Chính phủ hiện cũng có chính sách hỗ trợ NLĐ và doanh nghiệp trong thời gian tạm hoãn thực hiện HĐLĐ. Căn cứ Quyết định số 23/2021/QĐ-Ttg của Thủ tướng ban hành ngày 07/07/2021, (i) doanh nghiệp được giảm mức đóng bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp còn 0% từ ngày 01/07/2021 đến hết ngày 30/06/2022[9]; (ii) doanh nghiệp và NLĐ được tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất 06 tháng từ ngày nộp hồ sơ đề nghị[10]; (iii) NLĐ được hỗ trợ từ mức 1.855.000 đồng/người đến 3.710.000 đồng/người, tùy thuộc vào thời gian tạm hoãn thực hiện HĐLĐ[11]. Bên cạnh đó, NLĐ nào đang mang thai cũng được hỗ trợ thêm 1.000.000 đồng/người, NLĐ đang nuôi con đẻ hoặc con nuôi hoặc chăm sóc thay thế trẻ em chưa đủ 06 tuổi được hỗ trợ thêm 1.000.000 đồng/trẻ em chưa đủ 06 tuổi[12]. Doanh nghiệp nên tham khảo kỹ các điều kiện áp dụng hỗ trợ, sau đó nộp hồ sơ cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong thời gian sớm nhất để đảm bảo quyền lợi cho NLĐ và doanh nghiệp.

Chớ thấy sóng cả mà ngã tay chèo

Có thể thấy rằng đa phần nền kinh tế các quốc gia trên thế giới đều ít nhiều chịu ảnh hưởng tiêu cực bởi dịch COVID-19, trong đó lao động và việc làm là một trong những lĩnh vực bị ảnh hưởng nặng nề nhất. Theo báo cáo về tình hình lao động việc làm quý II và 6 tháng đầu năm 2021 của Tổng cục Thống kê, đời sống phần lớn NLĐ bị ảnh hưởng do thu nhập giảm sút và mất việc làm, cụ thể cả nước có 12,8 triệu người từ 15 tuổi trở lên bị ảnh hưởng tiêu cực bởi đại dịch. So với quý I năm 2021, dịch bệnh đã làm tăng thêm 3,7 triệu lao động rơi vào tình trạng này[13].

Việc tạm hoãn thực hiện HĐLĐ không chỉ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp mà còn giúp cho NLĐ yên tâm hơn, không lo sợ mất đi “miếng cơm, manh áo” sau khi hết giãn cách xã hội. Để vượt qua giai đoạn khó khăn này, chủ doanh nghiệp cần giữ tâm thế bình tĩnh, “chớ thấy sóng cả mà ngã tay chèo”, ngoài việc cân nhắc thiệt hơn còn phải suy xét đến những rủi ro pháp lý tiềm ẩn về sau. Chính vì các lý do trên, mong rằng “đầu tàu” các doanh nghiệp hiện đang phân vân trong việc đưa ra quyết định có thể đứng trên nhiều góc độ và đưa ra những quyết định đúng đắn để tránh “xôi hỏng bỏng không”.

[1] Điều 30.1.h Bộ luật Lao động 2019.

[2] Điều 30.2 Bộ luật Lao động 2019.

[3] Điều 99.3 Bộ luật Lao động 2019.

[4] Điều 115.3 Bộ luật Lao động 2019.

[5] Điều 31 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 33 Bộ luật Lao động 2012.

[6] Điều 31 Bộ luật Lao động 2019.

[7] Điều 36.1.d và Điều 36.2 Bộ luật Lao động 2019.

[8] Điều 42.4 Quyết định số 595/QĐ-BHXH.

[9] Điều 1, 2 Quyết định số 23/2021/QĐ-TTg.

[10] Điều 5.1.b, Điều 6.1 Quyết định số 23/2021/QĐ-TTg.

[11] Điều 14.1 Quyết định số 23/2021/QĐ-TTg.

[12] Điều 14.2 Quyết định số 23/2021/QĐ-TTg.

[13] https://moh.gov.vn/thong-tin-chi-dao-dieu-hanh/-/asset_publisher/DOHhlnDN87WZ/content/nghi-quyet-68-cua-chinh-phu-quyet-sach-kip-thoi-nhan-van-thiet-thuc-hop-long-dan