Sử Dụng Chữ Ký Số Trong Việc Giao Kết Hợp Đồng Lao Động: Liệu Có Khả Thi?

(Trần Thị Hương – Phuoc & Partners)

Trong khi giao dịch dân sự và hợp đồng điện tử đã được luật hóa kể từ khi Luật Giao dịch điện tử 2005 và Bộ Luật Dân Sự 2015 có hiệu lực, nhưng mãi đến ngày 01/01/2021, khi Bộ Luật Lao Động 2019 chính thức có hiệu lực thi hành thì hợp đồng lao động (“HĐLĐ”) thông qua hình thức thông điệp dữ liệu được giao kết giữa người sử dụng lao động (“NSDLĐ”) và người lao động (“NLĐ”) mới được pháp luật lao động công nhận. Mặc dù đây có thể xem như là một bước tiến trong công cuộc số hóa, vẫn chúng vẫn là một thử thách lớn cho NSDLĐ vì quy trình giao kết HĐLĐ điện tử còn nhiều khó khăn vướng mắc trên thực tiễn.

Nhắc đến hợp đồng điện tử nói chung, chúng ta thường nghĩ về một thứ gì đó ở tầm vĩ mô, chỉ xuất hiện trong mối quan hệ thương mại giữa các pháp nhân với nhau nhưng trên thực tế chúng luôn hiện hữu hàng ngày trong cuộc sống, thông qua các thao tác xác nhận đơn đặt hàng quần áo, đồ điện tử, đồ gia dụng, thức ăn và thậm chí là sách vở và văn phòng phẩm mà mọi người đặt trên các sàn giao dịch điện tử như Shopee, Tiki, Lazada, Sendo… Tuy nhiên, HĐLĐ điện tử vẫn còn là một khái niệm khá xa lạ vì thuật ngữ chỉ mới chính thức được pháp luật lao động công nhận giá trị pháp lý kể từ ngày 01/01/2021, cụ thể tại Điều 14.1 Bộ Luật Lao Động 2019: “Hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản.”

Vậy giao kết HĐLĐ qua hình thức thông điệp dữ liệu (“HĐLĐ điện tử”) là gì?

Căn cứ Điều 13.1 Bộ Luật Lao Động 2019, HĐLĐ là sự thỏa thuận giữa NSDLĐ và NLĐ về các nội dung cơ bản trong quá trình thực hiện HĐLĐ chẳng hạn như việc trả công, tiền lương, điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của NSDLĐ và NLĐ. Trong khi đó, “thông điệp dữ liệu” theo Điều 4.12 Luật Giao dịch điện tử 2005 được hiểu là các thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử. Khái niệm “phương tiện điện tử” lại được giải thích theo Điều 3.17 Luật Kế toán 2015 là những phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự. Từ những quy định có liên quan ở trên, HĐLĐ điện tử có thể được hiểu nôm na như là: (i) Sự thỏa thuận giữa NSDLĐ và NLĐ về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động; (ii) Nội dung HĐLĐ được tạo ra, gửi đi, nhận và được lưu trữ thông qua một trong các phương tiện điện tử gồm: điện thoại, fax, internet… nhằm xác lập quan hệ lao động; và (iii) Được ký bằng chữ ký điện tử của các bên giao kết.

Giá trị pháp lý của chữ ký điện tử?

Nhắc đến chữ ký điện tử dùng để giao kết, đa phần mọi người đều đánh đồng chữ ký điện tử là chữ ký số. Tuy nhiên, hai khái niệm này lại không hề đồng nhất với nhau, trong khi chữ ký số là tập hợp con, là một dạng của chữ ký điện tử[1] thì chữ ký điện tử lại có các đặc tính sau: (i) được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử; (ii) được gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với hợp đồng điện tử (ví dụ, dưới định dạng PDF hoặc Word); và (iii) có khả năng xác nhận người ký hợp đồng điện tử và xác nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung của hợp đồng điện tử được ký[2]. Chữ ký điện tử có giá trị pháp lý nếu thỏa mãn các điều kiện về khả năng định danh và mức độ tin cậy, cụ thể đó là: (i) phương pháp tạo chữ ký điện tử cho phép xác minh được người ký và chứng tỏ được sự chấp thuận của người ký đối với nội dung của hợp đồng và (ii) phương pháp tạo chữ ký điện tử là đủ tin cậy và phù hợp với mục đích mà hợp đồng được tạo ra và gửi đi[3].

Luật Giao dịch điện tử 2005 quy định chữ ký điện tử có thể được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng phương tiện điện tử[4]. Trên thực tế, các bên trong giao dịch có thể giao kết hợp đồng bằng chữ ký điện tử theo 01 trong 03 cách thức phổ biến sau đây:

Thứ nhất, chữ ký số.

Pháp luật hiện hành có quy định khá chặt chẽ trong việc xác định liệu chữ ký số ký vào hợp đồng có đảm bảo an toàn hay chưa nhằm chống việc chối bỏ trách nhiệm của một trong các bên giao kết về nội dung của văn bản đã ký. Một chữ ký số chỉ được xem là chữ ký điện tử an toàn khi thỏa mãn được tất cả các điều kiện sau đây[5]:

• Chữ ký số được tạo ra trong thời gian chứng thư số có hiệu lực và kiểm tra được bằng khóa công khai ghi trên chứng thư số đó;
• Chữ ký số được tạo ra bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai ghi trên chứng thư số do một trong các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp; và
• Khóa bí mật chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.

Song, mặc dù chữ ký số có giá trị cao về mặt pháp lý vì có tính bảo mật, toàn vẹn dữ liệu cao và được chứng thực bởi tổ chức Nhà nước có thẩm quyền, chữ ký số thường chỉ được các doanh nhiệp sử dụng để nộp tờ khai hải quan, kê khai và nộp thuế qua mạng, đặc biệt là phát hành hóa đơn điện tử và thực hiện các giao dịch internet banking. Theo đánh giá thực tiễn, việc áp dụng chữ ký số vào HĐLĐ điện tử có vẻ như không được khả thi cho lắm tại thời điểm hiện nay do số lượng NLĐ có chữ ký số vô cùng ít ỏi, không đáng kể. Hiện nay, nếu NSDLĐ muốn sử dụng chữ ký số để giao kết HĐLĐ với NLĐ, NSDLĐ vẫn cần phải in HĐLĐ đó ra để NLĐ trực tiếp ký sống, từ đó tạo nên một HĐLĐ “nửa nạc nửa mỡ”: nửa điện tử, nửa văn bản.

Thứ hai, chữ ký hình ảnh.

Chữ ký hình ảnh thường được sử dụng nhiều đối với các hợp đồng có giá trị hợp đồng không lớn nhưng được ký nhiều lần và lặp đi lặp lại, đồng thời những người ký lại không ở cùng một địa điểm với nhau.

Các bên theo đó sẽ chèn hình ảnh chữ ký của mình vào tệp dữ liệu điện tử của hợp đồng và sau đó gửi tệp dữ liệu có chữ ký này cho bên còn lại thông qua thư điện tử. Có thể thấy rằng, do không được một bên có thẩm quyền chứng thực, hiệu lực pháp lý của các hợp đồng được ký bằng chữ ký hình ảnh lại chưa được quy định cụ thể và dễ mang lại rủi ro do không thể nào xác định một cách chính xác ý chí của chủ thể cần ký hợp đồng, người chèn hình ảnh có bắt buộc phải là chủ thể ký hợp đồng hay không hay chỉ cần chèn đúng hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền ký hợp đồng và việc xác định ý chí chủ thể là tự nguyện hay bị ép buộc dường như là bất khả thi.

Thứ ba, chữ ký scan

Theo đó, bản hợp đồng sẽ được in ra, khi một bên giao kết hoàn thành việc ký rồi thì sẽ quét hình (scan) bản hợp đồng với chữ ký trên hợp đồng sẽ được chuyển thành dạng điện tử và gửi qua thư điện tử cho bên giao kết còn lại. Trên thực tế, chữ ký scan thường được áp dụng trong trường hợp có sự cản trở về khoảng cách địa lý giữa các bên giao kết hợp đồng. Cũng như chữ ký hình ảnh, cách thức này đã được sử dụng thông dụng hơn chữ ký số do không đòi hỏi các bên phải chứng thực chữ ký tại một tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực có thẩm quyền.

Trong 03 cách thức nêu trên, quy định của pháp luật Việt Nam chỉ mới công nhận hiệu lực của các HĐLĐ điện tử mà được các bên giao kết ký bằng chữ ký số an toàn là có giá trị pháp lý. Chữ ký hình ảnh và chữ ký scan vẫn chưa được ghi nhận trong bất kỳ văn bản pháp luật cụ thể nào cho nên sẽ rất khó để đưa ra kết luận liệu rằng các hình thức đó có giá trị pháp lý hay không. Đối với những vấn đề pháp luật còn nhiều điểm mờ, nhằm bảo vệ cho bên yếu thế là NLĐ khi có phát sinh tranh chấp lao động, khả năng cao là Tòa án và các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền sẽ đưa ra phán quyết, quyết định thiên về hướng có lợi hơn cho NLĐ vì cho rằng NLĐ là bên yếu thế trong mối quan hệ lao động. Thực tiễn xét xử cũng cho thấy rằng các án lệ và bản án[6] của Tòa án nhân dân tối cao gần đây có thiên hướng đề cao bản chất và nội dung của hợp đồng hơn là hình thức giao kết hợp đồng, chữ ký của các bên giao kết không đóng một vai trò tất yếu trong việc xác định hiệu lực của hợp đồng. Nhờ cách tiếp cận này, việc Tòa án công nhận hiệu lực của HĐLĐ được ký bằng chữ ký hình ảnh và chữ ký scan là hoàn toàn có thể xảy ra và phù hợp với thông lệ thị trường,

Ngoài ra, căn cứ Điều 11 Luật Giao dịch điện tử 2005: “Thông tin trong thông điệp dữ liệu không bị phủ nhận giá trị pháp lý chỉ vì thông tin đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu”. Đồng thời, Bộ Luật Lao Động 2019 tại Điều 14.1 cũng đã có quy định như sau: “Hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản.” Như vậy, có thể thấy rằng Bộ Luật Lao Động 2019 đã củng cố quan điểm của Luật Giao dịch điện tử 2005 qua việc trực tiếp công nhận tính chất và giá trị pháp lý của HĐLĐ điện tử là tương đương với HĐLĐ bằng văn bản.

Đánh giá khả năng áp dụng chữ ký số vào thực tiễn.

Chữ ký số được ra đời là nhằm mục đích cắt giảm chi phí in ấn, giấy tờ và thuận tiện cho việc giao kết ở bất kỳ đâu và vào bất kỳ lúc nào. Tuy nhiên, trên thực tế, chữ ký số chỉ thường được sử dụng vào các hoạt động kê khai thuế qua mạng và nộp thuế điện tử, kê khai thuế hải quan, giao dịch điện tử với ngân hàng, kê khai bảo hiểm xã hội điện tử của doanh nghiệp. Chỉ một phần nhỏ các loại hợp đồng nói chung là được các bên trong giao dịch lựa chọn chữ ký số để ký.

Do quy định của Bộ Luật Lao Động 2019 về HĐLĐ điện tử cũng mới chỉ có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2021, hiện còn quá sớm để có thể đánh giá liệu quy định mới này có thực sự mang tính thực tiễn hay không. Trên thế giới, có rất nhiều quốc gia phát triển đã thừa nhận giá trị pháp lý của HĐLĐ được giao kết bằng chữ ký số, điển hình là Canada khi thông qua Đạo luật Bảo vệ Thông tin cá nhân và Tài liệu Điện tử vào năm 2004 (PIPEDA)[7], Pháp khi dựa theo Quy định số 910/2014 của Nghị viện Châu Âu và Hội đồng Liên minh Châu Âu về giao dịch điện tử để luật hóa vào Bộ Luật Dân Sự của mình năm 2016… Dẫu rằng giá trị pháp lý của HĐLĐ điện tử được đối xử như là HĐLĐ bằng văn bản, trên thực tế, các bên thường sẽ lựa chọn phương án ký HĐLĐ bằng văn bản nhiều hơn là HĐLĐ điện tử. Một số nguyên nhân được đưa ra nhằm lý giải cho thực trạng này đó là: (i) Thủ tục đăng ký chữ ký số còn mất khá nhiều thời gian và chi phí tốn kém; (ii) Số lượng cá nhân, đặc biệt là NLĐ sử dụng chữ ký số hiện nay còn quá ít; và (iii) Khó tiếp cận một số đối tượng NLĐ (vì không phải mọi đối tượng lao động đều có máy tính xách tay riêng và đủ trình độ công nghệ để tiến hành các thao tác ký bằng chữ ký điện tử).

Việc phát triển hình thức HĐLĐ điện tử cũng giống như việc chuyển hình thức chi trả lương cho NLĐ từ tiền mặt sang chuyển khoản ngân hàng nhiều năm trước đây vậy, sự liên kết giữa NSDLĐ và ngân hàng đã giúp thức đẩy việc chi trả lương cho NLĐ phi tiền mặt. Chính vì vậy, để góp phần thực tiễn hóa quy định này, NSDLĐ cũng cần hợp tác với các tổ chức chứng thực chữ ký điện tử nhằm tạo ra một nền tảng và thiết bị chuyên dụng do các tổ chức này cung cấp để tạo chữ ký số. Sau khi chữ ký số được tạo lập thành công, NLĐ không chỉ dùng chữ ký số này để ký vào HĐLĐ mà còn có thể sử dụng chúng trong việc ký tá về sau thay cho chữ ký truyền thống cho các giao dịch cá nhân khác nữa của NLĐ.

Kết luận

Không thể phủ nhận một điều rằng sự phát triển của công nghệ số đã, đang và sẽ có ảnh hưởng không nhỏ đến quy định của pháp luật, việc HĐLĐ điện tử thay thế cho HĐLĐ truyền thống trong tương lai gần là chuyện hoàn toàn có thể xảy ra. Trong bối cảnh Việt Nam và các quốc gia trên thế giới vẫn đang áp dụng chính sách giãn cách xã hội trong thời gian qua, đây là cơ hội tốt cho chữ ký điện tử có cơ hội phát triển, trở nên phổ biến hơn vì có thể giúp cho các bên giao kết HĐLĐ vẫn có thể ký được HĐLĐ đúng thời điểm mà vẫn giữ được khoảng cách tối thiểu theo quy định. Tuy nhiên, để có thể làm được điều đó, ngoài việc các bên giao kết HĐLĐ cần có sự thay đổi về thói quen giao dịch, thủ tục đăng ký và quy trình sử dụng chữ ký số cần được tinh gọn hơn nhưng vẫn đáp ứng được nhu cầu bảo mật, tính xác thực. Đây còn là cơ hội cho các doanh nghiệp start up nắm bắt để tìm ra đáp án cho bài toán này, việc tìm ra giải pháp sẽ làm cho NSDLĐ có thể xóa bỏ rào cản an toàn bảo vệ HĐLĐ truyền thống là không hề đơn giản bởi vì việc từ bỏ một thói quen đã tồn tại từ lâu chưa bao giờ là một điều dễ dàng cả.

[1] Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.

[2] Điều 21.1 Luật Giao dịch điện tử 2005.

[3] Điều 24.1 Luật Giao dịch điện tử 2005.

[4] Điều 21.1 Luật Giao dịch điện tử 2005.

[5] Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP quy định chi tiết tiết thi hành luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.

[6] Quyết định Giám đốc thẩm số 47/2016/KDTM-GĐT ngày 29/8/2016 của Tòa án nhân dân tối cao (tranh chấp giữa Công ty TNHH Huada Furniture Việt Nam với Công ty Cổ phần Bảo hiểm PJICO).

[7] https://sultanlawyers.com/blog/are-electronic-employment-contracts-legal-in-canada/