HƯỚNG DẪN CÁC THỦ TỤC THÀNH LẬP CHI NHÁNH CÔNG TY HIỆN NAY

Trong xu hướng toàn cầu hoá và môi trường cạnh tranh năng động như hiện nay, sự hiện diện của thương nhân tại nhiều địa phương, khu vực thông qua việc thành lập các chi nhánh là một bước đi chiến lược không chỉ để doanh nghiệp mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh mà còn mở ra cơ hội để doanh nghiệp tiếp cận với thị trường mới, kết nối với các đối tác mới, thu hút lượng khách hàng mới và tạo nên các triển vọng kinh doanh giàu tiềm năng. Tuy nhiên, để thành lập các chi nhánh, doanh nghiệp cần có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và đảm bảo tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp luật. Bởi vậy, trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ đưa ra hướng dẫn các thủ tục thành lập chi nhánh công ty hiện nay để giúp cho các doanh nghiệp dễ dàng theo dõi và thực hiện.

1. Hướng dẫn các thủ tục thành lập chi nhánh công ty Việt Nam

Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, bao gồm cả chức năng đại diện theo ủy quyền. Ngành, nghề kinh doanh của chi nhánh phải đúng với ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp.[1]

Công ty có quyền thành lập chi nhánh ở trong nước và nước ngoài, đồng thời có thể đặt nhiều hơn một chi nhánh tại một địa phương theo địa giới đơn vị hành chính.[2] Việc thành lập chi nhánh phải được đăng ký theo quy định pháp luật và công bố công khai.[3]

Cách thức đặt tên chi nhánh công ty

Tên chi nhánh phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu.[4] Phần tên riêng trong tên chi nhánh công ty không được sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp”.[5] Ngoài ra, tên chi nhánh phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Chi nhánh”.[6] Ví dụ: Công ty Cổ phần IDK – Chi nhánh Hà Nội.

Ngoài tên bằng tiếng Việt, chi nhánh công ty có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt. Tên bằng tiếng nước ngoài là tên được dịch từ tên tiếng Việt sang một trong những tiếng nước ngoài hệ chữ La-tinh. Tên viết tắt được viết tắt từ tên tiếng Việt hoặc tên bằng tiếng nước ngoài.[7] Ví dụ tên tiếng Việt: Công ty Cổ phần IDK – Chi nhánh Hà Nội; tên tiếng Anh: IDK Joint Stock Company – Hanoi Branch, tên viết tắt: IDKHN.

Tên chi nhánh phải được viết hoặc gắn tại trụ sở chi nhánh, được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do chi nhánh phát hành.[8]

Hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh công ty

Hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh công ty bao gồm các giấy tờ sau đây[9]:

• Thông báo thành lập chi nhánh do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký theo mẫu tại Phụ lục II-7 ban hành kèm theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP;
• Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thành lập chi nhánh;
• Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh;
• Văn bản uỷ quyền thực hiện thủ tục đăng ký hoạt động chi nhánh (trong trường hợp có người được uỷ quyền thay mặt cho doanh nghiệp nộp hồ sơ).

Trình tự, thủ tục thành lập chi nhánh công ty

• Trường hợp đăng ký trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính

Bước 1: Doanh nghiệp nộp 01 hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt chi nhánh.[10]

Bước 2: Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh.

Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp.

Lệ phí cấp mới cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh là 50.000 VNĐ/ lần.

• Trường hợp đăng ký bằng phương thức trực tuyến

Hiện nay, đa số các Phòng Đăng Ký Doanh Nghiệp cấp tỉnh đều yêu cầu doanh nghiệp đăng ký kinh doanh bằng phương thức trực tuyến. Thủ tục được thực hiện theo các bước như sau:

Bước 1: Doanh nghiệp truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp https://dangkykinhdoanh.gov.vn, lựa chọn Đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử rồi lựa chọn một trong hai phương thức đăng ký: sử dụng chữ ký số công cộng hoặc sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh. Việc kết nối chữ ký số công cộng và đăng ký tài khoản doanh nghiệp có thể thực hiện theo Hướng dẫn đăng ký và sử dụng tài khoản trên Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp của Cục Quản lý Đăng ký kinh doanh.

Bước 2: Doanh nghiệp nộp hồ sơ kê khai thông tin, tải văn bản điện tử, ký xác thực hồ sơ đăng ký qua mạng thông tin điện tử theo quy trình trên Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Sau khi hoàn thành việc gửi hồ sơ doanh nghiệp sẽ nhận được Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký hoạt động chi nhánh qua mạng thông tin điện tử.

Bước 3: Trường hợp hồ sơ hợp lệ, trong vòng 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh và thông báo cho doanh nghiệp về việc cấp đăng ký hoạt động chi nhánh. Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi thông báo qua mạng thông tin điện tử cho doanh nghiệp để yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.

Bước 4: Doanh nghiệp có thể đề nghị gửi Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh thông qua dich vụ bưu chính công ích.

Doanh nghiệp đăng ký hoạt động chi nhánh qua mạng điện tử được miễn lệ phí đăng ký[11] nhưng sẽ phải nộp phí công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp với mức thu là 100.000 đồng/lần.

Trường hợp doanh nghiệp Việt Nam lập chi nhánh ở nước ngoài thì thực hiện theo quy định của pháp luật nước đó. Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày chính thức lập chi nhánh ở nước ngoài, doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. Kèm theo thông báo phải có bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh hoặc giấy tờ tương đương. Phòng Đăng ký kinh doanh cập nhật thông tin về chi nhánh của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo.[12]

2. Hướng dẫn thủ tục thành lập chi nhánh công ty của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Thương nhân nước ngoài (thường là doanh nghiệp nước ngoài được thành lập và hoạt động hợp pháp theo pháp luật nước ngoài) được thành lập chi nhánh tại Việt Nam theo cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Một doanh nghiệp nước ngoài không được thành lập nhiều hơn một chi nhánh có cùng tên gọi trong phạm vi một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.[13]

Điều kiện thành lập chi nhánh của doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam

Doanh nghiệp nước ngoài được thành lập chi nhánh ở Việt Nam khi đáp ứng các điều kiện sau[14]:

• Doanh nghiệp nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;
• Doanh nghiệp nước ngoài đã hoạt động ít nhất 05 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;
• Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của doanh nghiệp nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
• Nội dung hoạt động của chi nhánh phải phù hợp với cam kết mở cửa thị trường của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên và phù hợp với ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp nước ngoài;
• Trường hợp nội dung hoạt động của chi nhánh không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc doanh nghiệp nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập chi nhánh phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành.

Hồ sơ xin cấp Giấy phép thành lập chi nhánh của doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam

Hồ sơ 01 bộ bao gồm[15]:

• Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Chi nhánh theo mẫu MĐ-5 Thông tư 11/2016/TT-BCT do đại diện có thẩm quyền của doanh nghiệp nước ngoài ký;
• Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của doanh nghiệp nước ngoài;
• Văn bản của doanh nghiệp nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Chi nhánh;
• Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi doanh nghiệp nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của doanh nghiệp nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
• Bản sao Điều lệ hoạt động của chi nhánh;
• Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu chi nhánh;
• Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Chi nhánh bao gồm:

+ Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh doanh nghiệp có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở chi nhánh;

+ Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở chi nhánh.

Các tài liệu phải dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định của pháp luật Việt Nam. Giấy đăng ký kinh doanh phải được cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Trình tự thủ tục cấp Giấy phép thành lập chi nhánh của doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam[16]

Bước 1: Doanh nghiệp nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Bộ Công thương.

Bước 2: Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ, Bộ Công thương kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

Bước 3: Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ Công thương cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập chi nhánh cho doanh nghiệp nước ngoài. Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

Bước 4: Trường hợp nội dung hoạt động của chi nhánh không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc doanh nghiệp nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên và trường hợp việc thành lập chi nhánh chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, Bộ Công thương gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản của Bộ Công thương, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập chi nhánh. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản của Bộ quản lý chuyên ngành, Bộ Công thương cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập chi nhánh cho doanh nghiệp nước ngoài. Trường hợp không cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

Việc nắm rõ các thủ tục thành lập chi nhánh công ty không chỉ giúp doanh nghiệp mở rộng hoạt động kinh doanh một cách hợp pháp mà còn tối ưu hóa quy trình hoạt động, giảm thiểu rủi ro pháp lý và chi phí. Từ khâu chuẩn bị hồ sơ, nộp hồ sơ đến việc nhận giấy phép hoạt động, mỗi bước đều đòi hỏi sự tỉ mỉ và hiểu biết về quy định pháp luật hiện hành. Hy vọng bài viết Hướng dẫn thủ tục thành lập chi nhánh công ty hiện nay trên đây sẽ giúp doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục thành lập chi nhánh một cách nhanh chóng và hợp pháp.

Trên đây là nội dung khái quát liên quan đến Hướng dẫn thủ tục thành lập chi nhánh công ty hiện nay mà Phước và Các Cộng Sự chia sẻ đến bạn đọc. Nếu Quý khách hàng gặp bất kỳ khó khăn nào liên quan đến lĩnh vực pháp lý, vui lòng liên hệ chúng tôi. Phước và Các Cộng Sự là một công ty luật được thành lập tại Việt Nam và hiện có gần 100 thành viên đang làm việc tại ba văn phòng Thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội và Đà Nẵng. Phước và Các Cộng Sự cũng được đánh giá là một trong những công ty luật có đội ngũ nhân viên chuyên sâu trong lĩnh vực pháp lý hàng đầu tại Việt Nam mà có các lĩnh vực hành nghề được đánh giá đứng đầu trên thị trường pháp lý như Lao động và Việc làm, Thuế, Mua bán và Sáp nhập, Tranh tụng. Chúng tôi tự tin là một trong những Công ty Luật cung cấp dịch vụ pháp lý tốt nhất đến Quý khách hàng.

[1] Điều 44.1 Luật Doanh nghiệp 2020

[2] Điều 45.1 Luật Doanh nghiệp 2020

[3] Điều 84.4 Bộ luật Dân sự 2015

[4] Điều 40.1 Luật Doanh nghiệp 2020

[5] Điều 20.3 Nghị định 01/2021/NĐ-CP

[6] Điều 40.2 Luật Doanh nghiệp 2020

[7] Điều 20.2 Nghị định 01/2021/NĐ-CP

[8] Điều 40.3 Luật Doanh nghiệp 2020

[9] Điều 31.1. Nghị định 01/2021/NĐ-CP

[10] Điều 31.1. Nghị định 01/2021/NĐ-CP

[11] Điều 5.3 và Biểu phí, lệ phí đăng ký doanh nghiệp theo Thông tư 47/2019/TT-BTC

[12] Điều 31.4. Nghị định 01/2021/NĐ-CP

[13] Điều 3 Nghị định 07/2016/NĐ-CP

[14] Điều 8 Nghị định 07/2016/NĐ-CP

[15] Điều 12 Nghị định 07/2016/NĐ-CP

[16] Điều 13 Nghị định 07/2016/NĐ-CP