Trong hoạt động thương mại, việc đối tác chậm thanh toán, né tránh nghĩa vụ, hoặc cố tình kéo dài thời gian trả nợ có thể gây ra thiệt hại lớn về dòng tiền, ảnh hưởng đến uy tín và khả năng vận hành của doanh nghiệp. Để bảo vệ quyền lợi hợp pháp, nhiều doanh nghiệp lựa chọn gửi công văn đòi nợ như một bước cảnh báo chính thức trước khi khởi kiện hoặc nhờ cơ quan pháp luật can thiệp. Tuy nhiên, nếu nội dung soạn thảo không phù hợp, doanh nghiệp có thể đối mặt với nhiều rủi ro pháp lý. Chính vì vậy, trước khi gửi công văn đòi nợ, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng để đảm bảo văn bản có giá trị pháp lý, thể hiện thiện chí và tạo nền tảng cho việc thu hồi nợ hiệu quả. Bài viết này sẽ cung cấp Checklist: 7 Việc Doanh Nghiệp Cần Làm Trước Khi Gửi Công Văn Đòi Nợ, giúp bạn tránh sai sót và tối ưu hóa kết quả thu hồi công nợ.
Hiểu đúng về “Công văn đòi nợ”
Công văn đòi nợ là văn bản do doanh nghiệp gửi đến đối tác, yêu cầu thanh toán khoản nợ đến hạn theo hợp đồng, thỏa thuận hoặc nghĩa vụ dân sự. Đây là một giải pháp thường được thực hiện trước khi khởi kiện hoặc yêu cầu trọng tài thương mại giải quyết.
Công văn đòi nợ là tài liệu mang tính pháp lý rõ ràng, thể hiện yêu cầu chính thức của doanh nghiệp. Nó có thể được xem là bằng chứng chứng minh thiện chí thương lượng và căn cứ chứng minh bên kia vi phạm nghĩa vụ. Nói cách khác, công văn đòi nợ là một công cụ pháp lý quan trọng giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi của mình, đồng thời tạo cơ sở cho việc thương lượng trong trường hợp các bên vẫn mong muốn duy trì quan hệ hợp tác.
Checklist: 7 Việc Doanh Nghiệp Cần Làm Trước Khi Gửi Công Văn Đòi Nợ
Rà soát kỹ hợp đồng và chứng từ liên quan đến khoản nợ
Việc Doanh Nghiệp Cần Làm Trước Khi Gửi Công Văn Đòi Nợ là kiểm tra toàn bộ hợp đồng và các tài liệu chứng minh khoản nợ để đảm bảo rằng yêu cầu đòi nợ có căn cứ pháp lý rõ ràng.
Kiểm tra điều khoản thanh toán: Xác định thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán, điều kiện tạm hoãn, điều kiện thanh toán từng đợt (nếu có).
Xác minh các điều khoản phụ liên quan: Điều khoản phạt chậm trả, điều khoản bồi thường, điều khoản giải quyết tranh chấp (nếu có) cần trích dẫn chính xác trong công văn.
Đối chiếu các chứng từ: So sánh số liệu trên hợp đồng với hóa đơn, biên bản giao nhận, phiếu xuất kho để đảm bảo không có sai lệch về số tiền hoặc số lượng.
Một trong những sai lầm phổ biến là doanh nghiệp gửi công văn đòi nợ khi chưa đủ chứng cứ chứng minh nghĩa vụ của bên kia. Khi đó, công văn đòi nợ không chỉ mất giá trị mà còn khiến doanh nghiệp rơi vào thế bị động nếu tranh chấp phát sinh. Vì vậy, công văn đòi nợ chỉ có tính thuyết phục khi các căn cứ, chứng từ và nội dung thể hiện trong hồ sơ được thống nhất, đầy đủ và phù hợp với nhau.
Xác minh tình trạng pháp lý và năng lực tài chính của bên nợ
Trước khi gửi công văn đòi nợ, doanh nghiệp cần xác định chính xác đối tượng theo hồ sơ pháp lý và và họ có khả năng thực hiện nghĩa vụ hay không. Nhiều trường hợp đối tác đã thay đổi trụ sở, người đại diện hoặc đang trong quá trình giải thể, phá sản, khiến công văn gửi sai địa chỉ và mất giá trị pháp lý. Do đó, Việc Doanh Nghiệp Cần Làm Trước Khi Gửi Công Văn Đòi Nợ là:
Tra cứu thông tin trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: Kiểm tra tên pháp lý, mã số thuế, địa chỉ trụ sở, người đại diện theo pháp luật để đảm bảo gửi đúng chủ thể.
Kiểm tra tình trạng hoạt động: Xác định doanh nghiệp còn hoạt động hay đang tạm ngừng, giải thể, hoặc trong quá trình phá sản bởi điều này sẽ ảnh hưởng lớn tới phương án thu hồi nợ.
Thu thập thông tin tài chính sơ bộ: nếu có thể, xem báo cáo tài chính công khai, hồ sơ tín dụng hoặc các nguồn thông tin thị trường để đánh giá khả năng chi trả.
Việc xác minh này giúp doanh nghiệp lựa chọn hình thức gửi công văn đòi nợ phù hợp, đồng thời hỗ trợ đánh giá khả năng thu hồi nợ thực tế và định hướng cách thức xử lý tiếp theo.
Tính toán chính xác số tiền nợ và lãi chậm trả (nếu có)
Sau khi đã đối chiếu chứng từ, doanh nghiệp cần xác định rõ tổng giá trị nghĩa vụ thanh toán của bên nợ để bảo đảm yêu cầu đòi nợ được trình bày rõ ràng và có căn cứ. Việc tính toán nên được thực hiện một cách chi tiết và minh bạch theo các bước sau:
Phân tách từng khoản nợ: Trước hết, doanh nghiệp cần tách riêng phần tiền gốc, tiền lãi và các chi phí phát sinh (nếu có). Việc phân tách này giúp thể hiện rõ phạm vi yêu cầu thanh toán và hạn chế tranh chấp về sau.
Áp dụng mức lãi phù hợp: Trong trường hợp hợp đồng có quy định về lãi suất chậm thanh toán, doanh nghiệp cần căn cứ vào điều khoản đó để tính. Nếu hợp đồng không đề cập, việc tính lãi nên tuân theo quy định pháp luật hiện hành, nhằm bảo đảm tính hợp lý và tránh bị coi là yêu cầu vượt quá thỏa thuận.
Lập bảng tính chi tiết: Để công văn đòi nợ trở nên rõ ràng và dễ kiểm chứng, doanh nghiệp nên đính kèm bảng tổng hợp công nợ, thể hiện các thông tin như: ngày đến hạn, số tiền gốc, mức lãi, và tổng số tiền tính đến thời điểm lập công văn.
Ghi rõ thời điểm và phương pháp tính lãi: Việc này không chỉ giúp công văn thể hiện sự chuyên nghiệp mà còn tránh được những tranh luận về cách xác định khoản nợ trong quá trình thương lượng hoặc xử lý tranh chấp.
Chuẩn bị hồ sơ chứng minh nghĩa vụ thanh toán
Một công văn đòi nợ sẽ có sức nặng khi đi kèm hồ sơ chứng minh đầy đủ. Do đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị các loại văn bản, tài liệu sau đây:
Hợp đồng mua bán, cung ứng dịch vụ cùng các phụ lục hợp đồng có liên quan.
Hóa đơn GTGT, biên bản bàn giao hàng hóa/dịch vụ.
Bảng đối chiếu công nợ, thư xác nhận nợ hoặc email xác nhận giữa hai bên.
Biên bản làm việc, trao đổi hoặc các thông tin giao dịch khác thể hiện nghĩa vụ thanh toán đã phát sinh.
Soạn thảo công văn đòi nợ theo chuẩn pháp lý
Khi soạn thảo, hãy cân bằng giữa sự rõ ràng về mặt pháp lý và thái độ lịch sự nhằm duy trì khả năng thương lượng. Một công văn đòi nợ hợp lệ cần đáp ứng cả hình thức và nội dung pháp lý. Về nội dung, công văn nên bao gồm:
Thông tin doanh nghiệp gửi và người nhận.
Căn cứ xác lập nghĩa vụ (hợp đồng, biên bản, hóa đơn…).
Số tiền nợ cụ thể, thời hạn thanh toán, và yêu cầu phản hồi.
Thời hạn trả lời (thường từ 3–7 ngày làm việc).
Hậu quả pháp lý nếu bên nợ không thực hiện (ví dụ: chuyển hồ sơ sang trọng tài hoặc tòa án).
Lựa chọn hình thức gửi công văn phù hợp
Doanh nghiệp có thể gửi công văn đòi nợ qua nhiều hình thức, nhưng cần đảm bảo chứng minh được việc gửi và nhận. Một số hình thức phổ biến:
Gửi qua đường bưu điện bảo đảm có xác nhận phát.
Gửi trực tiếp cho đối tác và yêu cầu ký nhận.
Gửi qua email công ty (ưu tiên địa chỉ email chính thức, có dấu thời gian).
Gửi qua luật sư đại diện nhằm tăng tính chuyên nghiệp, trang trọng và áp lực pháp lý.
Ngoài ra, nên lưu lại toàn bộ chứng cứ gửi nhận (biên nhận bưu điện, bản scan email, biên bản giao nhận) bởi đây sẽ là tài liệu quan trọng để sử dụng trong trường hợp xảy ra tranh chấp và khởi kiện.
Chuẩn bị phương án tiếp theo nếu đối tác không phản hồi
Ngay cả khi đã gửi công văn đòi nợ đầy đủ, không phải lúc nào bên nợ cũng phản hồi tích cực. Do đó, kế hoạch rõ ràng giúp doanh nghiệp chủ động và tránh hành xử tùy tiện, bao gồm:
Gửi thư nhắc nợ lần hai, với giọng điệu cứng rắn hơn nhưng vẫn đúng mực, đi cùng với cảnh báo về các bước tiếp theo.
Tổ chức cuộc họp hoặc thương lượng để cùng đưa ra giải pháp có lợi cho đôi bên, cũng như có biên bản làm việc ghi nhận ý chí hai bên.
Khi đã quá hạn thanh toán và không nhận được phản hồi, cần chuyển hồ sơ cho luật sư để rà soát và đánh giá khả năng khởi kiện, đề xuất thủ tục khởi kiện hoặc áp dụng biện pháp khẩn cấp nếu cần.
Trên đây là nội dung khái quát liên quan đến Checklist: 7 Việc Doanh Nghiệp Cần Làm Trước Khi Gửi Công Văn Đòi Nợ mà Phước và Các Cộng Sự chia sẻ đến bạn đọc. Nếu Quý khách hàng gặp bất kỳ khó khăn nào liên quan đến lĩnh vực pháp lý, vui lòng liên hệ chúng tôi. Phước và Các Cộng Sự là một công ty luật được thành lập tại Việt Nam và hiện có gần 100 thành viên đang làm việc tại ba văn phòng Thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội và Đà Nẵng. Phước và Các Cộng Sự cũng được đánh giá là một trong những công ty luật có đội ngũ nhân viên chuyên sâu trong lĩnh vực pháp lý hàng đầu tại Việt Nam mà có các lĩnh vực hành nghề được đánh giá đứng đầu trêsn thị trường pháp lý như Lao động và Việc làm, Thuế, Mua bán và Sáp nhập, Tranh tụng. Chúng tôi tự tin là một trong những Công ty Luật cung cấp dịch vụ pháp lý tốt nhất đến Quý khách hàng.
