Chấm dứt hợp đồng lao động: Quy trình đúng theo quy định pháp luật

Năm 2023 vừa khép lại với những biến động đầy khó khăn trên thị trường lao động, đơn cử như những vụ việc “sa thải hàng loạt” của các tập đoàn hàng đầu thế giới hay những kế hoạch Tái Cơ Cấu của các doanh nghiệp lớn tại Việt Nam. Đứng trước những thách thức để phục hồi và phát triển kinh tế sau ảnh hưởng nặng nề của đại dịch Covid-19, các doanh nghiệp phải tìm cách tối đa hóa doanh thu song song với cắt giảm chi phí vận hành. Do vậy, cắt giảm các nhân sự thư là một trong những phương án được mà doanh nghiệp thường ưu tiên xem xét.

Tuy nhiên, chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động sao cho phù hợp với quy định của pháp luật mà vẫn đảm bảo lợi ích của cả người sử dụng lao động và người lao động vốn là bài toán khó. Trong trường hợp doanh nghiệp không thực hiện hoặc thực hiện không đúng theo quy định của pháp luật lao động, doanh nghiệp sẽ đối diện với những rủi ro pháp lý lớn khi bị người lao động khiếu nại, khiếu kiện, dẫn đến việc chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động bị xem là trái pháp luật. Đơn cử như vụ án giữa Công ty Cổ phần Thương mại Xuất nhập khẩu dầu khí Thái Bình Dương (Pacific Gas) và ông NTT – cựu Tổng Giám đốc của công ty này, theo quyết định của Bản án phúc thẩm, Pacific Gas có nghĩa vụ bồi thường cho người lao động với số tiền hơn 5,4 tỷ đồng vì đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật.

Vì vậy, “Chấm dứt hợp đồng lao động: Quy trình đúng theo pháp luật này”, chủ đề được chúng tôi khai thác lần này sẽ giúp doanh nghiệp có kiến thức tổng quát về quy trình chấm dứt hợp đồng lao động phù hợp quy định của pháp luật.

Chấm dứt hợp đồng lao động

Hiện nay, Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn liên quan chưa có định nghĩa cụ thể về chấm dứt hợp đồng lao động. Tuy nhiên, dựa trên định nghĩa về hợp đồng lao động tại khoản 1 Điều 13 của Bộ luật Lao động 2019, có thể hiểu chấm dứt hợp đồng lao động là hành vi làm chấm dứt các quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia trong quan hệ lao động theo một trong các trường hợp được quy định bởi pháp luật.

Các trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động

Việc chấm dứt hợp đồng lao động có thể đến từ nhiều lý do khách quan cũng như chủ quan từ phía doanh nghiệp hay người lao động. Theo đó, để có thể Chấm dứt hợp đồng lao động: Quy trình đúng theo quy định của pháp luật, bước đầu tiên và cũng là một trong những bước quan trọng nhất mà doanh nghiệp cần lưu ý chính là xác định đúng trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động mà pháp luật lao động cho phép.

Theo quy định của pháp luật lao động hiện hành[1], có 13 trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động, cụ thể như sau:

• Hết hạn hợp đồng lao động;
• Đã hoàn thành công việc theo hợp đồng lao động;
• Hai bên thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động;
• Người lao động bị kết án phạt tù nhưng không được hưởng án treo hoặc không thuộc trường hợp được trả tự do; tử hình hoặc bị cấm làm công việc ghi trong hợp đồng lao động theo bản án, quyết định của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật;
• Người lao động là người nước ngoài làm việc tại Việt Nam bị trục xuất theo bản án, quyết định của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
• Người lao động chết; bị Tòa án tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự, mất tích hoặc đã chết;
• Người sử dụng lao động là cá nhân chết; bị Tòa án tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự, mất tích hoặc đã chết. Người sử dụng lao động không phải là cá nhân chấm dứt hoạt động hoặc bị cơ quan chuyên môn về đăng ký kinh doanh thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra thông báo không có người đại diện theo pháp luật, người được ủy quyền thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật;
• Người lao động bị xử lý kỷ luật sa thải;
• Người lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động;
• Người sử dụng lao động đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động;
• Người sử dụng lao động cho người lao động thôi việc trong trường hợp thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế; hoặc trong trường hợp doanh nghiệp chia, tách, hợp nhất, sáp nhập; bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp;
• Giấy phép lao động hết hiệu lực đối với người lao động là người nước ngoài làm việc tại Việt Nam;
• Trường hợp thỏa thuận nội dung thử việc ghi trong hợp đồng lao động mà thử việc không đạt yêu cầu hoặc một bên hủy bỏ thỏa thuận thử việc.

Quy trình, thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động

Như đã đề cập ở trên, pháp luật lao động hiện hành quy định nhiều trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động, và với từng trường hợp, pháp luật quy định quy trình, thủ tục chấm dứt hợp đồng lao động khác nhau. Trên thực tế, điều này có thể gây ra khó khăn, lúng túng cho doanh nghiệp khi tiến hành chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động. Vì vậy, để chấm dứt hợp đồng lao động phù hợp với quy định pháp luật, doanh nghiệp cần lưu ý các trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động thường gặp như sau:

Hợp đồng lao động hết hạn

Đối với trường hợp hợp đồng lao động xác định thời hạn sắp hết hạn mà doanh nghiệp không có nhu cầu tiếp tục ký kết hợp đồng lao động mới với người lao động, doanh nghiệp phải thông báo cho người lao động bằng văn bản về việc hợp đồng lao động hết hạn[2]. Hiện nay, pháp luật lao động chưa quy định cụ thể thời gian thông báo trước cho người lao động trong trường hợp này. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể tham khảo điểm b, điểm c khoản 2 Điều 36 của Bộ luật Lao động 2019 để thực hiện báo trước cho người lao động trước 30 ngày hoặc 03 ngày tùy vào thời hạn cụ thể của hợp đồng lao động được ký kết.

Một vấn đề doanh nghiệp cần lưu ý khi chấm dứt hợp đồng lao động trong trường hợp hợp đồng lao động hết hạn, nếu người lao động là thành viên ban lãnh đạo của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đang trong nhiệm kỳ thì doanh nghiệp phải tiếp tục gia hạn hợp đồng lao động đã giao kết với người lao động đến hết nhiệm kỳ đó[3]. Trong trường hợp doanh nghiệp vẫn muốn chấm dứt hợp đồng thì doanh nghiệp có thể xem xét chấm dứt theo các trường hợp khác như đã liệt kê ở trên hoặc thực hiện theo khoản 3 Điều 177 của Bộ luật Lao động 2019 (thỏa thuận bằng văn bản với ban lãnh đạo của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở hoặc báo cáo với cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nếu không thỏa thuận được).

Doanh nghiệp đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động vì người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc theo hợp đồng lao động

Theo pháp luật lao động hiện hành, doanh nghiệp được phép đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động với lý do người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc theo hợp đồng lao động và cần tuân thủ các quy trình, thủ tục sau[4]:

• Doanh nghiệp đã thỏa thuận với người lao động về các tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc của người lao động (trong hợp đồng lao động hoặc phụ lục, bảng mô tả công việc đã ký kết);
• Doanh nghiệp đã ban hành Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc theo quy định của pháp luật, trong đó xác định các tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc của người lao động có liên quan;
• Doanh nghiệp phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở (thông qua đối thoại tại nơi làm việc) về (i) Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc và (ii) cho thôi việc người lao động vì lý do này; 
• Doanh nghiệp phải chứng minh được người lao động thường xuyên không hoàn thành công việc theo các tiêu chí được quy định trong Quy chế đánh mức độ hoàn thành công việc;
• Bên cạnh đó, doanh nghiệp phải thông báo trước cho người lao động ít nhất 45 ngày đối với hợp đồng lao động không xác định thời hạn, ít nhất 30 ngày đối với hợp đồng lao động xác định thời hạn có thời hạn từ 12 tháng đến 36 tháng, và ít nhất 03 ngày làm việc đối với hợp đồng lao động xác định thời hạn có thời hạn dưới 12 tháng.

Doanh nghiệp cho thôi việc người lao động trong trường hợp thay đổi cơ cấu tổ chức, tổ chức lại lao động (“Tái Cơ Cấu”)

Trong trường hợp doanh nghiệp thực hiện phương án Tái Cơ Cấu, dẫn đến phải cho thôi việc một số lượng người lao động, doanh nghiệp cần phải tuân thủ quy trình, thủ tục như sau[5]:

• Ban hành quyết định Tái Cơ Cấu;
• Lên danh sách những người lao động sẽ được đào tạo lại để tiếp tục sử dụng và thực hiện đào tạo lại người lao động nếu có vị trí công việc mới (nếu có);
• Xây dựng phương án sử dụng lao động nếu trường hợp Tái Cơ Cấu mà ảnh hưởng đến việc làm của nhiều người lao động;
• Tổ chức đối thoại tại nơi làm việc và lấy ý kiến thành viên đại diện tham gia đối thoại về (i) phương án sử dụng lao động, và (ii) cho thôi việc người lao động vì lý do Tái Cơ Cấu;
• Thông báo về việc thực hiện Tái Cơ Cấu và cho thôi việc người lao động đến cơ quan quản lý lao động địa phương trong thời hạn 30 ngày trước khi thực hiện;
• Thông báo cho người lao động dôi dư về việc cho thôi việc trước 30 ngày. Việc chấm dứt hợp đồng lao động chỉ được thực hiện sau 30 ngày kể từ ngày người lao động được thông báo về việc chấm dứt hợp đồng lao động;
• Ban hành quyết định chấm dứt hợp đồng lao động; và
• Thanh toán các nghĩa vụ tài chính cho người lao động dôi dư trong vòng 30 ngày kể từ ngày chấm dứt hợp đồng, bao gồm tiền lương, tiền thưởng (nếu có), trợ cấp mất việc làm và các khoản tiền khác theo quy định của pháp luật và chính sách của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp xử lý kỷ luật sa thải người lao động có hành vi vi phạm

Trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động do người lao động bị xử lý kỷ luật sa thải chỉ được áp dụng đối với một số hành vi được quy định theo Điều 125 Bộ luật Lao động 2019, nội quy lao động của doanh nghiệp đã được đăng ký hợp lệ với cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Đồng thời, doanh nghiệp cần tuân thủ chặt chẽ trình tự, thủ tục xử lý kỷ luật lao động theo Điều 70 của Nghị định 145/2020/NĐ-CP, cụ thể như sau:

1. Khi phát hiện người lao động có hành vi vi phạm kỷ luật lao động tại thời điểm xảy ra hành vi vi phạm, doanh nghiệp tiến hành lập biên bản vi phạm và thông báo đến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động là thành viên, người đại diện theo pháp luật của người lao động chưa đủ 15 tuổi. Trường hợp doanh nghiệp phát hiện hành vi vi phạm kỷ luật lao động sau thời điểm hành vi vi phạm đã xảy ra thì thực hiện thu thập chứng cứ chứng minh lỗi của người lao động. 

2. Trong thời hiệu xử lý kỷ luật lao động được quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều 123 của Bộ luật Lao động 2019, doanh nghiệp tiến hành họp xử lý kỷ luật lao động như sau:

– Ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày tiến hành họp xử lý kỷ luật lao động, doanh nghiệp sẽ thông báo đến các thành phần phải tham dự họp, gồm (i) Tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động đang bị xử lý kỷ luật là thành viên; (ii) Người lao động vi phạm, và (iii) Luật sư của người lao động (nếu có) về những nội dung sau và phải bảo đảm họ nhận được thông báo trước khi diễn ra cuộc họp:

• Nội dung, thời gian, địa điểm tiến hành cuộc họp; và
• Họ và tên của người bị xử lý kỷ luật lao động, hành vi vi phạm bị xử lý kỷ luật lao động.

– Khi nhận được thông báo của doanh nghiệp, các thành phần nêu trên phải xác nhận tham dự cuộc họp với doanh nghiệp. Nếu một trong các thành phần không thể tham dự họp theo thời gian, địa điểm đã thông báo thì người lao động và doanh nghiệp sẽ thỏa thuận việc thay đổi thời gian, địa điểm họp; nếu hai bên không thỏa thuận được thì doanh nghiệp sẽ quyết định;

– Doanh nghiệp sẽ tiến hành họp xử lý kỷ luật lao động theo thời gian, địa điểm đã thông báo. Trong trường hợp một trong các thành phần phải tham dự không xác nhận tham dự cuộc họp hoặc vắng mặt thì doanh nghiệp vẫn tiến hành họp xử lý kỷ luật lao động; và

– Biên bản nội dung cuộc họp xử lý kỷ luật phải được lập, thông qua trước khi kết thúc cuộc họp và được người tham dự cuộc họp ký tên. Trong trường hợp có người từ chối ký biên bản thì người ghi biên bản phải ghi rõ họ và tên và lý do không ký vào nội dung biên bản.

3. Quyết định xử lý kỷ luật lao động phải được ban hành bởi người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động, trong thời hiệu xử lý kỷ luật lao động và được gửi đến các thành phần phải tham dự.

Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu ý, khi doanh nghiệp chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động, doanh nghiệp có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của người lao động trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, kéo dài không quá 30 ngày đối với một số trường hợp và thực hiện các trách nhiệm khác theo Điều 48 của Bộ luật Lao động 2019.

Trên đây là nội dung khái quát liên quan đến Chấm dứt hợp đồng lao động: Quy trình đúng theo quy định pháp luật mà Phước và Các Cộng Sự chia sẻ đến bạn đọc. Nếu Quý khách hàng gặp bất kỳ khó khăn nào liên quan đến lĩnh vực pháp lý, vui lòng liên hệ chúng tôi. Phước và Các Cộng Sự là một công ty luật được thành lập tại Việt Nam và hiện có gần 100 thành viên đang làm việc tại ba văn phòng Thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội và Đà Nẵng. Phước và Các Cộng Sự cũng được đánh giá là một trong những công ty luật có đội ngũ nhân viên chuyên sâu trong lĩnh vực pháp lý hàng đầu tại Việt Nam mà có các lĩnh vực hành nghề được đánh giá đứng đầu trên thị trường pháp lý như Lao động và Việc làm, Thuế, Mua bán và Sáp nhập, Tranh tụng. Chúng tôi tự tin là một trong những Công ty Luật cung cấp dịch vụ pháp lý tốt nhất đến Quý khách hàng.

[1] Điều 36 Bộ luật Lao động 2019

[2] Điều 45.1 Bộ luật Lao động 2019

[3] Điều 177.4 Bộ luật Lao động 2019

[4] Điều 36.1(a) và Điều 63.2(b) Bộ luật Lao động 2019

[5] Điều 42.3, 42.6, 48.1, 63.2(c) Bộ luật Lao động 2019 và Điều 41.1 Nghị định 145/2020/NĐ-CP