Trong xu thế hội nhập kinh tế và toàn cầu hóa, cạnh tranh và rủi ro trong quản lý nhân sự là một trong những yếu tố ảnh hưởng lớn đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Do đó, việc xây dựng hệ thống các quy định trong nội bộ doanh nghiệp như Quy chế dân chủ, nội quy lao động, thỏa ước lao động tập thể, thang, bảng lương, và quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc nhằm mục đích giúp đảm bảo tính chuyên nghiệp, công bằng, minh bạch, trật tự trong hoạt động của doanh nghiệp là nhiệm vụ quan trọng của doanh nghiệp nói chung và bộ phận hành chính nhân sự nói riêng.
Trong bài viết này, người viết đề cập 05 loại tài liệu pháp lý về lao động quan trọng mà doanh nghiệp phải hoặc nên ban hành để tăng cường hiệu quả hoạt động quản lý nhân sự, kiểm soát nội bộ và giảm thiểu rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp.
Quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc
Quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc là nền tảng để ban hành các tài liệu pháp lý quan trọng. Doanh nghiệp nào sử dụng từ 10 NLĐ trở lên đều phải ban hành Quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc, nếu không sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính lên đến 20.000.000 đồng khi bị phát hiện.
Theo đó, quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc là tài liệu pháp lý quy định về các nội dung mà NLĐ có quyền được biết, được tham gia ý kiến, được giám sát và tự quyết định. Quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc cũng quy định nội dung, thành phần, thời gian và cách thức tổ chức đối thoại tại nơi làm việc và hội nghị NLĐ theo quy định của pháp luật. Doanh nghiệp có thể tham khảo Hướng dẫn số 41/HD-TLĐ của Tổng liên đoàn lao động Việt Nam để tự xây dựng Quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc.
Quy định pháp luật lao động hiện nay yêu cầu doanh nghiệp phải lấy ý kiến của công đoàn cơ sở (nếu có) và thực hiện đối thoại tại nơi làm việc trước khi ban hành những tài liệu pháp lý như Nội quy lao động, Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc, thang lương, bảng lương, quy chế thưởng, phương án sử dụng lao động, cho NLĐ thôi việc do thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế, tạm đình chỉ công việc của NLĐ và các văn bản khác liên quan đến quyền, nghĩa vụ và lợi ích của NLĐ. Nếu không ban hành Quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc, ngoài việc bị xử phạt vi phạm hành chính khi bị phát hiện, doanh nghiệp có thể đối mặt nhiều rủi ro tiềm ẩn về pháp lý.
Đối thoại tại nơi làm việc là một chế định khá mới theo quy định của BLLĐ 2019 và được áp dụng vào thực tiễn trong thời gian gần đây. Đặc biệt là vấn đề xây dựng phương án sử dụng lao động và cho NLĐ thôi việc vì lý do thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế là vấn đề nhạy cảm, dễ phát sinh tranh chấp lao động. Nếu doanh nghiệp thực hiện không đủ, không đúng quy trình hoặc không đối thoại tại nơi làm việc theo Quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc, việc chấm dứt có thể bị tòa án phán quyết là trái pháp luật. Do vậy, doanh nghiệp nên xem xét việc xây dựng và ban hành Quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc để tránh những rủi ro pháp lý cho mình.
Nội quy lao động
Nhiều doanh nghiệp sử dụng sổ tay nhân viên (Staff Handbook/ Employee Handbook) như là những quy tắc bắt buộc trong nội bộ doanh nghiệp và áp dụng nó để xử lý kỷ luật lao động đối với NLĐ vi phạm. Tuy nhiên, tại Việt Nam, sổ tay nhân viên chỉ được xem là “kim chỉ nam” cung cấp cho NLĐ các thông tin có liên quan đến các chính sách, thủ tục và văn hóa công ty.
Trong khi đó, Nội quy lao động là tài liệu pháp lý bắt buộc mà doanh nghiệp phải ban hành, gồm những quy tắc xử sự mà NLĐ phải tuân thủ khi tham gia quan hệ lao động. Đây cũng là tài liệu pháp lý duy nhất chuẩn hóa về xử lý kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất đối với NLĐ theo quy định pháp luật. Những doanh nghiệp nào sử dụng từ 10 NLĐ trở lên phải ban hành Nội quy lao động bằng văn bản và đăng ký với cơ quan quản lý về lao động có thẩm quyền. Doanh nghiệp nào không ban hành Nội quy lao động bằng văn bản và/hoặc không đăng ký Nội quy lao động với cơ quan nhà nước có thẩm quyền sẽ không thể xử lý kỷ luật lao động đối với NLĐ vi phạm, kể cả khi hành vi đó đã được quy định trong sổ tay nhân viên của doanh nghiệp.
Mặc dù pháp luật chưa ban hành mẫu chung để tham chiếu hay sử dụng, nhưng nguyên tắc quan trọng khi xây dựng Nội quy lao động là phải đảm bảo đầy đủ các nội dung chủ yếu được pháp luật quy định[1], sau đó mới xét đến các quy định đặc thù, nội bộ của doanh nghiệp. Đặc biệt, các nội dung về thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi hay các vấn đề về kỷ luật lao động bắt buộc phải tuân theo luật định nhằm tránh sự tùy tiện và bất lợi cho NLĐ.
Doanh nghiệp phải tổ chức Đối thoại tại nơi làm việc để lấy ý kiến của thành viên của công đoàn cơ sở nếu doanh nghiệp đã có công đoàn cơ sở và những NLĐ không phải là thành viên của tổ chức này về Nội quy lao động trước khi ban hành[2]. Nếu bỏ qua thủ tục này, Nội quy lao động của doanh nghiệp có thể bị xem là không có hiệu lực, dẫn đến rủi ro cơ quan giải quyết tranh chấp xem xét việc xử lý kỷ luật lao động của doanh nghiệp là trái quy định pháp luật, phải bồi thường tùy từng mức độ cho NLĐ và ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính lên đến 20.000.000 đồng nếu không tham khảo ý kiến của công đoàn cơ sở trước khi ban hành hoặc sửa đổi, bổ sung Nội quy lao động[3].
Thang lương, bảng lương
Ngoài Nội quy lao động, doanh nghiệp còn bắt buộc phải xây dựng thang lương, bảng lương để làm cơ sở tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương theo công việc hoặc chức danh ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho NLĐ. Doanh nghiệp nào không xây dựng thang lương, bảng lương có thể bị xử lý vi phạm hành chính lên đến 20.000.000 đồng[4].
Theo đó, doanh nghiệp cần đảm bảo mức lương thấp nhất trong thang lương, bảng lương phải bằng hoặc cao hơn mức lương tối thiểu tại nơi NLĐ làm việc do Chính phủ công bố tại từng thời điểm. Hiện nay, mức lương tối thiểu đang được áp dụng theo Nghị định 38/2022/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/7/2022. Khoảng cách giữa hai bậc lương liền kề nhau sẽ do doanh nghiệp tự quyết định phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp mà không cần phải đảm bảo ít nhất 5% như quy định trước đây[5].
Khi xây dựng thang lương, bảng lương, doanh nghiệp phải lấy ý kiến của công đoàn cơ sở, tổ chức đối thoại để lấy ý kiến NLĐ trước khi ban hành, sau đó công bố công khai cho toàn bộ NLĐ được biết. Việc công khai về thang lương, bảng lương được hiểu là công khai những thông tin chung để làm cơ sở thỏa thuận mức lương cụ thể trên hợp đồng lao động. Đối với những thông tin về tiền lương cụ thể theo hợp đồng lao động với NLĐ là thông tin cá nhân, bí mật nên doanh nghiệp không cần phải công khai nội dung này.
Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc
Điều 36.1(a) BLLĐ quy định doanh nghiệp có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động với NLĐ vì lý do NLĐ thường xuyên không hoàn thành công việc theo hợp đồng lao động được xác định theo tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc trong quy chế của doanh nghiệp.
Để đánh giá NLĐ “thường xuyên” không thực hiện tốt các công việc được giao, doanh nghiệp phải xây dựng các tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc cụ thể đối với từng vị trí, chức danh, phòng ban, bộ phận trong quy chế này và nhiệm vụ cụ thể của NLĐ theo hợp đồng lao động, bảng mô tả công việc và chỉ số đo lường kết quả công việc (KPIs). Việc đánh giá nên tiến hành định kỳ và được lập thành văn bản để gửi cho NLĐ, giúp họ có thể nhận được phản hồi liên tục về chất lượng công việc để điều chỉnh, cải thiện cách thức làm việc. Doanh nghiệp cũng nên áp dụng quy chế này một cách linh hoạt theo điều kiện kinh tế, xã hội, môi trường làm việc tại thời điểm đánh giá để tăng tính thuyết phục và tạo động lực cho NLĐ. Về phía NLĐ, họ cũng sẽ có một hệ quy chiếu rõ ràng những tiêu chí về mức độ hoàn thành công việc đối với vị trí công việc của mình để tuân thủ, thực hiện.
Hiện nay, có không ít doanh nghiệp chuyển sang quản lý NLĐ thông qua hiệu suất làm việc như áp dụng thời giờ làm việc linh hoạt (flexible working time) hoặc làm việc tại nhà (hybrid working model). Do đó, ban hành Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc sẽ góp phần tối ưu hóa chức năng quản lý cho doanh nghiệp.
Việc xây dựng Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc thật sự là “bài toán nan giải” nhất đối doanh nghiệp và bộ phận hành chính nhân sự. Do pháp luật hiện nay không có bất kỳ hướng dẫn, quy định pháp lý nào để doanh nghiệp có thể tham chiếu để xây dựng tài liệu này nên Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc sẽ là “con dao hai lưỡi” đối với doanh nghiệp. Doanh nghiệp khó nắm chắc phần thắng khi có tranh chấp lao động xảy ra về quyết định đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động với lý do NLĐ thường xuyên không hoàn thành công việc.
Thỏa ước lao động tập thể
Dù không mang tính bắt buộc như Nội quy lao động và Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc, Thỏa ước lao động tập thể của doanh nghiệp là văn bản ghi nhận những thỏa thuận mà doanh nghiệp và công đoàn cơ sở đạt được thông qua thương lượng tập thể và chỉ được ký kết khi có trên 50% NLĐ của doanh nghiệp biểu quyết tán thành[6].
Mục đích của Thỏa ước lao động tập thể là cung cấp các điều kiện lao động, chế độ và phúc lợi lao động cho NLĐ cao hơn so với các quy định của BLLĐ. Nếu quyền, nghĩa vụ và lợi ích của NLĐ trong hợp đồng lao động đã giao kết trước ngày Thỏa ước lao động tập thể có hiệu lực thấp hơn quy định tương ứng thì phải thực hiện theo Thỏa ước lao động tập thể. Các quy định nào của doanh nghiệp chưa phù hợp với Thỏa ước lao động tập thể cũng phải được sửa đổi theo.
Vai trò nổi bật của Thỏa ước lao động tập thể của doanh nghiệp là: (i) các chi phí trả cho NLĐ được ghi nhận trong Thỏa ước lao động tập thể có thể được xem là chi phí hợp lý, hợp lệ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp; (ii) tinh gọn các điều khoản trong hợp đồng lao động khi nội dung về quyền và lợi ích của NLĐ được tham chiếu tới Thỏa ước lao động tập thể của doanh nghiệp; (iii) hiệu quả quản lý nội bộ đối với doanh nghiệp sử dụng nhiều NLĐ; (iv) có thể quy định điều khoản thưởng trong Thỏa ước lao động tập thể mà không cần ban hành thêm Quy chế thưởng; và (v) tăng lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp trong thị trường lao động hiện nay.
Tóm lại, mặc dù giữ vai trò khác nhau nhưng 5 loại tài liệu pháp lý nêu trên đều hỗ trợ lẫn nhau cho mục đích tạo nền tảng pháp lý vững chắc cho hoạt động quản lý nhân sự và môi trường làm việc tiến bộ, văn minh và kỷ luật tại nơi làm việc. Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh nhu cầu về sự quan tâm đến chất lượng công việc và chất lượng cuộc sống của NLĐ ngày càng được tăng cường. Trong đó, 03 tài liệu có tính chất bắt buộc là Quy chế dân chủ ở cơ sở tại nơi làm việc (nếu có sử dụng 10 NLĐ trở lên), Nội quy lao động và thang lương, bảng lương. Tùy vào mô hình kinh doanh đặc thù của mình và số lượng NLĐ làm việc cho doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể xem xét đến việc xây dựng Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc và Thỏa ước lao động tập thể.
Để xây dựng các văn bản với hệ thống các quy định chặt chẽ và hợp pháp, doanh nghiệp có thể nhờ đến sự hỗ trợ của luật sư độc lập bên ngoài trong việc cung cấp và tư vấn các biểu mẫu chi tiết, cập nhật theo quy định hiện hành của pháp luật cũng như hỗ trợ việc đăng ký hay thông báo các tài liệu đó với các cơ quan nhà nước có thẩm quyền về lao động của địa phương. Những người làm công việc quản lý nhân sự của doanh nghiệp và luật sư nội bộ là những người am hiểu về tình hình hoạt động của doanh nghiệp sẽ cung cấp các thông tin có liên quan để từ đó luật sư độc lập bên ngoài có thể đưa ra những tư vấn pháp lý chính xác, phù hợp cho mỗi doanh nghiệp.
[1] Điều 118.2 BLLĐ 2019 và Điều 69.2 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
[2] Điều 118.3 BLLĐ và Điều 41 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
[3] Điều 19.2 Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
[4] Điều 6.1 và Điều 17.1 Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
[6] Điều 75.1 và Điều 76.1 BLLĐ 2019.
