Làm Thế Nào Xây Dựng Và Áp Dụng Hiệu Quả Quy Chế Đánh Giá Mức Độ Hoàn Thành Công Việc (“KPI”)

Lê Thị Minh Thư và Luật sư Nguyễn Hữu Phước – Phuoc & Partners

Tại sao phải xây dựng Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc?

Bộ luật Lao động số 45/2019/QH14 được Quốc hội ban hành ngày 20/11/2020 và có hiệu lực thi hành từ ngày 01/01/2021 ( “BLLĐ 2019”) đã có những điều chỉnh và bổ sung cơ bản đối với nội dung của Bộ luật Lao động số 10/2012/QH13 ngày 18/06/2012 ( “BLLĐ 2012”). Ngoài những thay đổi quan trọng có liên quan đến nội quy lao động, thời giờ làm thêm…, BLLĐ 2019 còn có những thay đổi đáng lưu ý khác chẳng hạn như giới hạn loại hợp đồng lao động (“HĐLĐ”) chỉ còn hai loại cũng như không còn cho phép các bên sử dụng phụ lục HĐLĐ để sửa đổi thời hạn của HĐLĐ. Vì vậy, việc cho người lao động (“NLĐ”) nghỉ việc sẽ khó khăn hơn cho doanh nghiệp (“DN”) cho nên cần có một chỉ số đo lường cụ thể làm căn cứ để người sử dụng lao động (“NSDLĐ”) có thể xác định việc thử việc của NLĐ có đạt yêu cầu hay không để làm căn cứ pháp lý cho NSDLĐ chấm dứt HĐLĐ với NLĐ đúng quy định của pháp luật.

Nghị định 05/2015/NĐ-CP của Chính phủ ngày 12/01/2015, hướng dẫn thi hành BLLĐ 2012  buộc NSDLĐ phải ban hành Quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc (“Quy chế”) của DN sau khi tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể NLĐ tại cơ sở để làm cơ sở đánh giá NLĐ có thường xuyên hoàn thành công việc theo HĐLĐ hay không để làm căn cứ pháp lý cho việc NSDLĐ đơn phương chấm dứt HĐLĐ đối với NLĐ theo Điều 38.1 của BLLĐ 2012. Không dừng lại ở đó, BLLĐ 2019 đã cụ thể hóa và mở rộng điều khoản này tại Điều 36.1.a. Theo đó, NSDLĐ có quyền đơn phương chấm dứt HĐLĐ nếu NLĐ thường xuyên không hoàn thành công việc được xác định theo tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc được quy định trong Quy chế. Có thể thấy rằng, chế định của pháp luật lao động cũng có cơ chế để bảo vệ NSDLĐ khỏi NLĐ nào không thực hiện tốt công việc được giao theo thỏa thuận qua việc cho NSDLĐ cơ hội được đơn phương chấm dứt HĐLĐ nếu NLĐ không đảm bảo mức độ hoàn thành công việc theo thỏa thuận. Tuy nhiên, quyền này hiện chưa được NSDLĐ sử dụng một cách hiệu quả và đúng quy định của pháp luật. Trên thực tế, NSDLĐ còn chưa thật sự hiểu đúng bản chất của vấn đề đó là như thế nào thì NLĐ sẽ được xem như là “không đáp ứng mức độ hoàn thành công việc”, dẫn đến tình trạng NSDLĐ áp dụng một cách tùy tiện khi thực hiện quyền đơn phương chấm dứt HĐLĐ của mình, từ đó dẫn đến tình huống vẫn có nhiều NSDLĐ phải đối mặt với những tranh chấp lao động có liên quan đến việc NSDLĐ đơn phương chấm dứt HĐLĐ với NLĐ trái pháp luật.

Ngoài ra, sự bùng nổ và ảnh hưởng nghiêm trọng của dịch bệnh Covid-19 tại Việt Nam đã chuyển đổi một cách cơ bản phương thức làm việc của NLĐ từ mô hình làm việc bình thường tại nơi làm việc của DN sang mô hình làm việc tại nhà, từ xa, trực tuyến, di động. Giờ đây, NLĐ có thể làm việc tại những địa điểm khác nhau mà không phải là tại nơi làm việc bình thường của DN chẳng hạn như làm việc tại nhà, quán cà phê, hay tại các địa điểm nào khác mà NLĐ lựa chọn thông qua các ứng dụng công nghệ mà không cần phải đến nơi làm việc của DN theo HĐLĐ, từ đó dẫn đến việc thời gian làm việc của NLĐ sẽ linh hoạt hơn nhưng sẽ dẫn đến nhiều hệ quả mà trong đó có việc đánh giá mức độ hoàn thành công việc của NLĐ gặp khó khăn hơn nếu so với trường hợp NLĐ làm việc theo phương thức làm việc thông thường tại nơi làm việc của DN.

Để phù hợp với sự thay đổi của BLLĐ 2019, sự chuyển đổi mô hình làm việc bình thường tại nơi làm việc của DN sang mô hình làm việc tại nhà, từ xa, trực tuyến, di động và đáp ứng nhu cầu của NSDLĐ trong việc chấm dứt HĐLĐ đối với một số NLĐ cụ thể nào đó, NSDLĐ cần phải ban hành Quy chế. Ngoài việc sử dụng Quy chế làm căn cứ pháp lý để NSDLĐ có thể đơn phương chấm dứt HĐLĐ đối với NLĐ nếu NLĐ không đáp ứng được mức độ hoàn thành công việc mà đồng thời cũng sử dụng Quy chế để tăng tính quản lý của DN đối với năng lực làm việc của NLĐ, góp phần sàng lọc được những NLĐ thật sự có năng lực và cũng làm căn cứ pháp lý để NSDLĐ có thể chấm dứt HĐLĐ đối với NLĐ nào thực sự không có năng lực làm việc. Điều này không những giúp cho NSDLĐ có trách nhiệm hơn trong việc đánh giá năng lực làm việc của NLĐ, tuyển chọn được những NLĐ phù hợp với nhu cầu kinh doanh của DN mà còn buộc NLĐ phải có trách nhiệm hơn trong việc hỗ trợ NSDLĐ phát triển hoạt động kinh doanh của DN, kể cả khi NLĐ đang được NSDLĐ xem xét giao kết HĐLĐ dài hạn hay thậm chí là đã giao kết HĐLĐ không xác định thời hạn với NSDLĐ rồi. Việc này cũng nhằm tránh tình trạng có nhiều NLĐ, sau một thời gian dài làm việc cho NSDLĐ, đã không còn ý chí tiến thủ nữa và dẫn đến hệ quả là không tạo ra được giá trị thặng dư mà NSDLĐ mong muốn, khiến hoạt động kinh doanh của DN bị trì trệ nhưng NSDLĐ lại không có đủ cơ sở pháp lý để chấm dứt mối quan hệ lao động đối với những NLĐ này.

Xây dựng Quy chế như thế nào cho phù hợp với quy định của pháp luật lao động và có hiệu lực áp dụng?

Việc xây dựng và áp dụng Quy chế trong việc quản lý DN ở Việt Nam trong những năm gần đây ngày càng phổ biến nhưng Quy chế lại được xây dựng một cách phổ biến hơn đối với những DN nào mà có thể định lượng được năng lực của NLĐ dựa trên những con số cụ thể thông qua các tiêu chí chẳng hạn như doanh số bán hàng, số lượng bất động sản được mua bán, các hợp đồng bảo hiểm được ký kết, các mối quan hệ khách hàng quan trọng. Còn đối với các công việc mang tính định tính chẳng hạn như thư ký, kế toán, pháp chế, hành chính thì dù có được xây dựng nhưng các chỉ số này lại chưa được áp dụng một cách chính xác và có hiệu quả trong việc đo lường năng lực làm việc của NLĐ. Bên cạnh đó, đối với các DN áp dụng Quy chế thì đa phần chỉ xem Quy chế như là một công cụ để NSDLĐ quản lý chất lượng làm việc của NLĐ, làm căn cứ cho việc xét khen thưởng, tăng lương, thăng chức cho NLĐ,… mà chưa thật sự áp dụng triệt để Quy chế như là một công cụ hiệu quả để đo lường chất lượng làm việc của NLĐ và làm căn cứ pháp lý để NSDLĐ có thể đơn phương chấm dứt HĐLĐ với NLĐ trong trường hợp NLĐ không hoàn thành tốt công việc được giao theo thỏa thuận trong HĐLĐ. Vì vậy trong một số trường hợp, dù DN đã có xây dựng Quy chế nhưng lại không biết cách áp dụng, áp dụng không hiệu quả hay thậm chí là không áp dụng được Quy chế dẫn đến tình trạng bị lãng phí thời gian, công sức và tiền bạc nhưng hiệu quả công việc của NLĐ thì lại không được cải thiện đáng kể. Và, mặc dù đã có Quy chế được ban hành nhưng DN vẫn phải đối mặt với các vụ kiện lao động có liên quan đến việc NSDLĐ đơn phương chấm dứt HĐLĐ với NLĐ trái pháp luật trong trường hợp NLĐ thường xuyên không hoàn thành công việc đã được miêu tả trong HĐLĐ và trong bảng mô tả công việc.

Xét từ góc độ pháp lý Việt Nam, cả hai BLLĐ 2012 và BLLĐ 2019 đều không có quy định cụ thể nào bắt buộc DN phải xây dựng nội dung của Quy chế theo một khuôn mẫu nhất định mà điều này hoàn toàn phụ thuộc vào đặc thù hoạt động kinh doanh của từng DN. Vì vậy, để Quy chế được xây dựng đúng theo quy định của pháp luật, có hiệu lực thi hành, được áp dụng hiệu quả và có thể áp dụng các chế tài đối với các hành vi vi phạm khi cần thiết, DN cần lưu ý các nguyên tắc cụ thể sau đây khi xây dựng Quy chế:

• Thứ nhất, Quy chế cần phải được xây dựng phù hợp với đặc thù hoạt động kinh doanh của từng DN. Tùy thuộc vào đặc thù của hoạt động kinh doanh, lực lượng lao động, trình độ của NLĐ và hoàn cảnh cụ thể của từng DN mà Quy chế sẽ đưa ra mục tiêu phát triển của DN, từ đó NSDLĐ sẽ đề ra tiêu chuẩn của Quy chế là định tính hay định lượng cụ thể không chỉ cho từng phòng ban, đội, nhóm, đơn vị mà còn cụ thể đến từng vị trí, chức danh trong DN. Các chỉ số của Quy chế phải phù hợp với tình hình hoạt động kinh doanh của DN và đồng thời cũng phải phù hợp và công bằng đối với tất cả NLĐ (trừ những trường hợp đặc biệt). NSDLĐ cũng cần lưu ý rằng, tùy vào đặc điểm hoạt động kinh doanh cụ thể mà DN sẽ có thể đề ra những tiêu chí đánh giá NLĐ khác nhau. Chẳng hạn, DN nào hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, bán hàng, thì tiêu chí hoàn thành công việc có thể sẽ nghiêng nhiều về những con số cụ thể để dễ dàng định lượng. Còn đối với những DN có đặc thù công việc mang tính chất định tính chẳng hạn như cung cấp dịch vụ thì các tiêu chí đánh giá trên có thể sẽ nghiêng nhiều về kết quả đạt được, khả năng xử lý công việc hay những phản hồi của khách hàng đối với chất lượng dịch vụ do DN cung cấp. Việc xây dựng Quy chế phù hợp đối với từng DN là yếu tố vô cùng quan trọng để DN giảm thiểu rủi ro bị Tòa án hay cơ quan Nhà nước giải quyết tranh chấp lao động có thẩm quyền không đồng tình với nội dung của Quy chế và đứng về phía NLĐ trong việc giải quyết các tranh chấp lao động phát sinh giữa DN và NLĐ mặc dù Quy chế đã được xây dựng và ban hành theo đúng trình tự thủ tục theo quy định của pháp luật lao động và đang có hiệu lực áp dụng;
• Thứ hai, mặc dù xét từ góc độ pháp lý, quy định của pháp luật lao động không bắt buộc DN phải có bảng mô tả công việc khi giao kết HĐLĐ với NLĐ, NSDLĐ nên lưu ý thiết kế bảng mô tả công việc không chỉ cho từng phòng, ban, đội nhóm, đơn vị mà còn phải cụ thể cho từng vị trí, chức danh trong sơ đồ tổ chức của Bảng mô tả công việc thường được thiết kế và ký đồng thời với thời điểm giao kết HĐLĐ như là một phụ lục của HĐLĐ và là một phần không thể tách rời của HĐLĐ. Từ bảng mô tả công việc này, NSDLĐ sẽ có đủ cơ sở để đối chiếu các tiêu chí được quy định trong Quy chế;
• Thứ ba, xây dựng Quy chế như là một quy chế sẽ được áp dụng nội bộ trong DN mà phải được lấy ý kiến của tập thể NLĐ theo quy định của pháp luật lao động. Cụ thể, DN phải thực hiện quy chế dân chủ tại nơi làm việc bằng cách tổ chức đối thoại với tập thể NLĐ để thảo luận và lấy ý kiến của tập thể NLĐ về các nội dung có trong Quy chế. NSDLĐ phải làm như vậy là vì NLĐ có quyền theo quy định của pháp luật lao động trực tiếp đưa ra ý kiến về việc xây dựng những chính sách nội bộ của DN có liên quan đến quyền, nghĩa vụ và lợi ích của họ hoặc thông qua tổ chức đại diện tập thể NLĐ tại cơ sở của DN hoặc các hình thức lấy ý kiến khác mà pháp luật không cấm. Dù NSDLĐ có lấy ý kiến của NLĐ theo hình thức nào đi chăng nữa, điều quan trọng đó là NSDLĐ phải ghi nhận các kết quả lấy ý kiến đó dưới hình thức bằng văn bản và trong đó có chỉ rõ việc NLĐ đồng ý với DN đối với nội dung của Quy chế;
• Thứ tư, việc tham khảo ý kiến của Tổ chức đại diện NLĐ tại DN (bao gồm ban chấp hành công đoàn cơ sở và tổ chức của NLĐ tại DN) trước khi ban hành Quy chế là yếu tố bắt buộc theo quy định của pháp luật lao động làm căn cứ pháp lý cho việc Quy chế có hiệu lực áp dụng và có thể chế tài các hành vi vi phạm, đồng thời cũng thể hiện sự công khai, minh bạch và rõ ràng trong việc xây dựng Quy chế;
• Thứ năm, trong Quy chế cũng cần có điều khoản quy định về các biện pháp xử lý được áp dụng có liên quan đến các tình huống khi NLĐ không đạt được các chỉ số/kết quả như mong đợi trong Quy chế. Ví dụ, dựa vào chỉ số 100% công việc được giao của Quy chế, NLĐ nào đạt được chỉ số từ 80 – 100% thì sẽ được xem là hoàn thành xuất sắc công việc được giao và sẽ được hưởng các ưu đãi lao động hay những ưu đãi khác theo chế độ phúc lợi lao động của DN. Nếu NLĐ nào đạt được từ 50 – 70% thì được xem như là hoàn thành tốt công việc được giao. Trong khi đó, NLĐ nào chỉ đạt được từ 30 – 50% sẽ được xem như là hoàn thành công việc được giao ở mức chấp nhận được. Cuối cùng, NLĐ nào chỉ đạt được dưới 30% thì sẽ được xem như là không chấp nhận được. Trong các điều khoản này, DN nên quy định rằng NSDLĐ sẽ có quyền gửi cảnh cáo bằng văn bản cho NLĐ tối đa là bao nhiêu lần về việc hoàn thành công việc ở mức không chấp nhận được và đưa ra cho NLĐ một khoảng thời gian hợp lý để NLĐ cố gắng cải thiện mức độ hoàn thành công việc của mình. Quy chế cũng phải quy định một cách rõ ràng rằng NSDLĐ sẽ có quyền đơn phương chấm dứt HĐLĐ với NLĐ nếu sau khoảng thời gian hợp lý đó mà d NLĐ vẫn không cải thiện được chất lượng làm việc của mình;
• Thứ sáu, các quy định về việc đánh giá mức độ hoàn thành công việc khi NLĐ làm việc theo hình thức làm việc tại nhà, từ xa, trực tuyến, di động, NSDLĐ khó mà có thể xác định được mức độ hoàn thành công việc của NLĐ vì không có sự quản lý từ cấp trên trực tiếp đối với NLĐ vì các công việc của NLĐ được thực hiện chủ yếu thông qua các nền tảng công nghệ. Vì vậy, Quy chế nên được quy định một cách linh hoạt không chỉ thông qua tính chất định tính hay định lượng như đã được trình bày ở trên mà còn phải được thể hiện thông qua việc NLĐ hoàn thành một công việc hay một dự án cụ thể nào đó trong một khoảng thời gian xác định cụ thể. Hơn thế nữa, các tiêu chí về tính kỷ luật, sự tự giác, khả năng giao tiếp hiệu quả với cấp trên và những NLĐ khác trong DN cũng nên được đưa vào trong Quy chế một cách cụ thể và chi tiết; và
• Cuối cùng, nội dung của Quy chế phải được phổ biến đến toàn thể NLĐ trong DN một cách công khai và minh bạch thông qua bảng thông báo tại nơi làm việc, mạng intranet nội bộ hay tập tin qua email để tất cả NLĐ hiểu rõ và thực hiện theo. NSDLĐ đồng thời cũng phải chỉ ra được cho NLĐ thấy rằng, việc NLĐ đạt được chỉ số/kết quả như mong đợi trong Quy chế là điều cần thiết để quyết định mối quan hệ lao động giữa DN và NLĐ.

Áp dụng Quy chế như thế nào được xem là hiệu quả?

Để áp dụng Quy chế một cách hiệu quả và phát huy đầy đủ chức năng của một công cụ được dùng để đánh giá chất lượng làm việc của NLĐ và đồng thời làm căn cứ pháp lý để NSDLĐ có thể đơn phương chấm dứt HĐLĐ với NLĐ đúng theo quy định của pháp luật lao động, trước tiên NSDLĐ phải đảm bảo được rằng Quy chế đã được NSDLĐ ban hành theo đúng quy trình, thủ tục theo quy định của pháp luật lao động và NSDLĐ đã bố trí cho NLĐ được làm việc theo đúng vị trí, chức năng và nhiệm vụ được miêu tả trong HĐLĐ và bảng mô tả công việc đính kèm HĐLĐ.

Ngoài ra, NSDLĐ cũng phải đảm bảo việc đánh giá mức độ hoàn thành công việc của cá nhân hoặc tập thể sẽ căn cứ theo Quy chế đã được xây dựng bằng cách theo sát các tiêu chí được đưa ra trong Quy chế đối với từng công việc và nhiệm vụ cụ thể được nêu trong HĐLĐ hay bảng mô tả công việc đính kèm HĐLĐ. Điều này nhằm tránh tình trạng đó là NSDLĐ xây dựng Quy chế theo đúng trình tự và có hiệu lực áp dụng nhưng khi áp dụng để đánh giá một cá nhân cụ thể thì lại không áp dụng những tiêu chí được đưa ra trong Quy chế và từ đó có thể dẫn tới việc áp dụng không đúng quy định của pháp luật. Bên cạnh đó, việc đánh giá NLĐ có thể được tiến hành theo các mốc thời gian hợp lý chẳng hạn như tháng hoặc quý và nên được lập thành văn bản và có chữ ký của các bên đánh giá và được gửi đến cho NLĐ để nắm thông tin.

Ngoài việc đánh giá NLĐ nào có biểu hiện làm việc không hiệu quả, không có năng lực làm việc thì NSDLĐ cũng cần có những nhận xét và đánh giá tích cực đối với NLĐ nào có năng suất và chất lượng làm việc tốt và cho phép những NLĐ đó được hưởng những phúc lợi lao động về lương, thưởng hay các ưu đãi khác để NLĐ cảm thấy rằng sự cống hiến của họ đã được NSDLĐ ghi nhận cũng như tạo ra sự cạnh tranh lành mạnh trong tập thể NLĐ để từ đó NLĐ sẽ từng bước phát huy tốt những điều đã đạt được vì lợi ích của DN trong tương lai.

Kết luận

Trong bối cảnh dịch Covid-19 đang vẫn diễn ra phức tạp trên diện rộng và xu thế của việc NLĐ phải làm việc tại nhà, từ xa, trực tuyến, di động thông qua nền tảng công nghệ phải tiếp tục duy trì lâu dài trong tương lai đồng thời với sự ra đời và có hiệu lực của BLLĐ 2019 và các văn bản dưới luật hướng dẫn thi hành BLLĐ 2019, DN có thể phát huy được chức năng quản trị doanh nghiêp của mình một cách hiệu quả, đồng thời có thể sàng lọc, đánh giá được những NLĐ nào có đủ năng lực làm việc nếu Quy chế được xây dựng vào áp dụng một cách đúng luật, đúng mục đích và hiệu quả cho DN.

Một lưu ý nhỏ dành cho DN đó chính là khi áp dụng Quy chế, DN không nên áp dụng Quy chế đã được xây dựng và ban hành theo đúng trình tự và có hiệu lực áp dụng một cách quá cứng nhắc mà nên có sự mềm dẻo linh hoạt theo mùa, sự chuyển biến của nền kinh tế và hoàn cảnh xã hội tại từng địa phương. Đặc biệt, trước bối cảnh dịch Covid-19 gây ra nhiều ảnh hưởng nặng nề đến DN, DN cần cân nhắc xây dựng nội dung Quy chế làm sao cho phù hợp nhất có thể.