Nguyễn Ngọc Phúc Đăng và Luật sư Nguyễn Hữu Phước – Phuoc & Partners
Nhìn lại hình ảnh nền kinh tế Việt Nam dưới tác động của đại dịch Covid-19 trong hơn một năm qua, rất nhiều doanh nghiệp (“DN”) đã chịu ảnh hưởng tiêu cực, phải thu hẹp quy mô hay thậm chí là phải đóng cửa, dẫn đến việc DN buộc phải cho nhiều người lao động (“NLĐ”) thôi việc. Để thích nghi với tình hình mới, nhiều DN đã áp dụng một cách hiệu quả cách thức làm việc “Mobile Working”, hay còn được gọi một cách nôm na là làm việc trực tuyến hay làm việc từ xa, để hạn chế việc NLĐ tiếp xúc trực tiếp với nhau rồi lây bệnh. Phương pháp họp trực tuyến, bằng các phần mềm giao tiếp chẳng hạn như Zoom, Mircrosoft Team, Google Meet, Facebook, Zalo … vì vậy không còn là điều gì xa lạ đối với DN. Các công việc báo cáo nội bộ cũng được tiến hành bằng cách trực tuyến thay cho cách thức gặp mặt truyền thống tại nơi làm việc. Qua đó, DN sẽ có thể giám sát được công việc của NLĐ, cũng như theo dõi NLĐ có tuân thủ nội quy lao động của DN không. Nếu một NLĐ nào đó vi phạm nội quy lao động, DN sẽ có quyền thực hiện thủ tục để xử lý kỷ luật lao động (“KLLĐ”) đối với NLĐ đó qua việc thực hiện thủ tục KLLĐ theo nội quy lao động đã đăng ký của DN và theo quy định của pháp luật lao động, trong đó có việc tổ chức cuộc họp xử lý KLLĐ. Tuy nhiên, câu hỏi mà nhiều người làm nghề nhân sự trong DN đặt ra là liệu người sử dụng lao động (“NSDLĐ”) có quyền tiến hành họp xử lý KLLĐ trực tuyến như những cuộc họp nội bộ khác của DN không?
Địa điểm họp: hiểu thế nào cho đúng?
Căn cứ Điều 70, Nghị định 145/2020/NĐ-CP của Chính phủ quy định về trình tự, thủ tục xử lý KLLĐ, khi phát hiện NLĐ nào có hành vi vi phạm KLLĐ tại thời điểm xảy ra hành vi vi phạm, NSDLĐ phải tiến hành lập biên bản vi phạm và thông báo đến tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở mà NLĐ là thành viên. Ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày tiến hành họp xử lý KLLĐ, NSDLĐ phải thông báo về nội dung, thời gian, địa điểm tiến hành cuộc họp xử lý KLLĐ, họ và tên của NLĐ bị xử lý, hành vi vi phạm bị xử lý KLLĐ đến các thành phần phải tham dự theo quy định, bao gồm: NLĐ; tổ chức đại diện NLĐ tại cơ sở; người đại diện theo pháp luật của NLĐ (nếu NLĐ dưới 15 tuổi).
Theo như cách hiểu thông thường từ trước đến nay, “địa điểm” theo quy định trên là vị trí địa lý của nơi mà NSDLĐ sẽ tổ chức cuộc họp xử lý KLLĐ mặt đối mặt với các bên còn lại. Cách hiểu này cũng từ chính định nghĩa của từ “địa điểm”, theo từ điển Hán-Việt của Đào Duy Anh, “địa điểm” là “chỗ đất ở (point géographique, local)”. Nhưng việc “gặp mặt nhau” có vẻ lại không phù hợp với chính sách “giãn cách xã hội” như tình hình hiện nay, khi mà Chính phủ khuyến khích người dân hạn chế việc tiếp xúc trực tiếp. Bên cạnh đó, quy định trên cũng không nêu rõ địa điểm họp có phải là nơi mà các thành phần phải tham dự gặp “mặt đối mặt” hay không. Suy cho cùng, mục đích của cuộc họp xử lý KLLĐ là tạo ra một không gian hợp lý để các bên tham gia trao đổi và làm rõ các vấn đề có liên quan đến vụ việc, nhằm đưa ra kết luận cuối cùng là có xử lý KLLĐ đối với NLĐ hay không.
Chúng ta có thể nhận thấy rằng phương thức họp trực tuyến – nếu được đáp ứng bằng đường truyền internet tốt, có camera, micro với chất lượng chấp nhận được, và một phần mềm video call đủ tin cậy – hoàn toàn có thể bảo mật thông tin và đảm bảo được mục đích của cuộc họp xử lý KLLĐ. Giải pháp thay thế chính là một địa điểm “ảo”, mà thông qua đó các thành phần phải tham dự được cung cấp một đường dẫn hay mật khẩu để dẫn đến một phòng họp “ảo” được NSDLĐ khởi tạo bằng phần mềm video call. Bằng cách này, các thành phần phải tham dự có thể trao đổi với nhau từ xa và như vậy NSDLĐ có thể tiến hành cuộc họp xử lý KLLĐ đối với NLĐ mà vẫn đảm bảo được việc phòng dịch hiệu quả.
Ngoài ra, theo khoản 2, Điều 70 của Nghị định 145/2020/NĐ-CP của Chính phủ, khi nhận được thông báo của NSDLĐ, các thành phần phải tham dự phải xác nhận có tham dự cuộc họp xử lý KLLĐ hay không. Nếu một trong các thành phần phải tham dự không thể tham dự họp theo thời gian, địa điểm đã được thông báo thì NSDLĐ và NLĐ sẽ thỏa thuận lại với nhau về việc thay đổi thời gian và địa điểm họp mới; nếu các bên không thỏa thuận được thì NSDLĐ được quyền quyết định thời gian và địa điểm họp mới. NSDLĐ sẽ tiến hành họp xử lý KLLĐ theo thời gian, địa điểm mới đã thông báo. Trong trường hợp một trong các thành phần phải tham dự không xác nhận tham dự cuộc họp hoặc vắng mặt thì NSDLĐ vẫn có thể tiến hành họp xử lý KLLĐ.
Biên bản cuộc họp trực tuyến: nên được lập ra như thế nào?
Tiếp theo quy định tại Điều 70 của Nghị định 145/2020/NĐ-CP, nội dung của cuộc họp xử lý KLLĐ phải được lập thành biên bản, được các thành phần phải tham dự thông qua trước khi kết thúc cuộc họp và có chữ ký của tất cả những các thành phần phải tham dự cuộc họp; nếu có người nào đó không chịu ký vào biên bản vì bất kỳ lý do gì thì người ghi biên bản phải nêu rõ họ và tên của người từ chối đó, lý do không ký (nếu có) vào nội dung biên bản. Trong thời hiệu xử lý KLLĐ, người có thẩm quyền xử lý KLLĐ bên phía NSDLĐ sẽ ban hành quyết định xử lý KLLĐ và gửi đến các thành phần phải tham dự.
Câu hỏi được đặt ra ở đây đó là: nếu cuộc họp xử lý KLLĐ được tổ chức theo phương thức trực tuyến thì việc lập biên bản cuộc họp nên được thực hiện như thế nào cho đúng với quy định của pháp luật?
Theo những quy định được nêu ở trên, các thành phần phải tham dự cần được tạo điều kiện để thông qua nội dung của biên bản họp xử lý KLLĐ trước khi kết thúc cuộc họp. Việc này có thể được thực hiện trong một cuộc họp xử lý KLLĐ trực tuyến bằng cách yêu cầu người lập biên bản phải đọc nội dung văn bản hoặc gửi biên bản dưới hình thức một thông điệp dữ liệu cho các thành phần phải tham dự; sau khi đã rõ ràng về nội dung của biên bản họp, các thành phần phải tham dự có thể được yêu cầu xác nhận lại nội dung; những hoạt động này đều có thể được lưu trữ bằng các hình thức như tin nhắn, âm thanh, và cả video ghi lại buổi họp (một tính năng mà hầu hết các phần mềm họp trực tuyến đều có) để làm bằng chứng.
Khi đến bước ký biên bản họp, sẽ có hai sự lựa chọn đó là: các thành phần phải tham dự sẽ ký bằng chữ ký tay thông thường hay ký bằng chữ ký điện tử. Theo Điều 1 Luật Giao dịch Điện tử 2005, chữ ký điện tử sẽ không được áp dụng chỉ đối với việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà và các bất động sản khác, văn bản về thừa kế, giấy đăng ký kết hôn, quyết định ly hôn, giấy khai sinh, giấy khai tử, hối phiếu và các giấy tờ có giá khác. Như vậy, có thể hiểu rằng các bên đều được quyền ký biên bản họp xử lý KLLĐ bằng chữ ký điện tử. Tuy nhiên, thành thật mà nói, ngoài các lĩnh vực thuế, hải quan, và bảo hiểm xã hội thì việc sử dụng chữ ký điện tử hiện nay vẫn còn khá hạn chế hoặc thậm chí là chưa xuất hiện ở đa số các lĩnh vực khác (dù không bị cấm trong thực tế). Nhiều người mà trong đó có cả những người làm việc trong các cơ quan Nhà nước mà có chức năng giải quyết tranh chấp lao động vẫn còn thể hiện sự e ngại đối với độ tin cậy cũng như tính pháp lý của chữ ký điện tử, một phần cũng là do sự quá mới mẻ của nó.
Vì thế, để cho an toàn và an tâm cho các bên, ý tưởng sử dụng chữ ký điện tử có thể nên bỏ qua và ký biên bản họp bằng chữ ký tay của các thành phần phải tham dự được lựa chọn. Đọc kỹ lại các quy định có liên quan thì có thể thấy rằng cuộc họp xử lý KLLĐ không bị giới hạn về thời gian họp. Do đó, NSDLĐ có quyền gửi biên bản họp cho các thành phần phải tham dự để ký rồi mới tuyên bố kết thúc cuộc họp xử lý KLLĐ; trong thời gian chờ đợi các thành phần phải tham dự ký thì cuộc họp có thể được NSDLĐ chủ động yêu cầu tạm dừng (pháp luật không cấm điều này). Vậy nếu sau khi nhận biên bản họp mà NLĐ lại từ chối ký vì bất kỳ lý do gì và gửi lại biên bản họp thì sao? Đây có thể được xem như là trường hợp thành phần phải tham dự không chịu ký vào biên bản; khi đó, người ghi biên bản sẽ nêu rõ họ và tên của thành phần phải tham dự nào không chịu ký, lý do không chịu ký (nếu có) vào nội dung biên bản và các thành phần phải tham dự khác sẽ vẫn ký như bình thường. Như vậy, tốt nhất nên rằng DN sẽ gửi biên bản họp cho NLĐ trước rồi sau đó mới gửi bản đã có chữ ký của NLĐ (nếu NLĐ đồng ý ký) cho các thành phần phải tham dự còn lại để ký; việc này có thể được thực hiện qua đường bưu điện, chuyển phát nhanh (khuyến khích gửi có báo phát) hay thậm chí là ứng dụng vận chuyển có tính năng giao tài liệu như Grab, Be miễn làm sao mà phù hợp với nhu cầu thời gian và bảo mật thông tin của DN.
Quyết định xử lý KLLĐ từ cuộc họp trực tuyến: liệu có được pháp luật lao động công nhận không?
Theo khoản 4, Điều 70 Nghị định 145/2020/ND-CP, trong thời hiệu xử lý KLLĐ được quy định tại các khoản 1, 2 Điều 123 của Bộ luật Lao động, người có thẩm quyền xử lý KLLĐ ở phía NSDLĐ sẽ ban hành quyết định xử lý KLLĐ và gửi đến các thành phần phải tham dự.
Nếu đọc và hiểu quy định pháp luật theo sự phân tích lý thuyết đơn thuần thì rõ ràng một cuộc họp xử lý KLLĐ sẽ có thể được tổ chức trực tuyến thay cho cách thức họp mặt đối mặt truyền thống. Nhưng nếu một cách minh thị cho rằng quyết định xử lý KLLĐ từ kết quả họp trực tuyến sẽ được đương nhiên công nhận bởi pháp luật lao động có lẽ là hơi quá tự tin tại thời điểm hiện nay. NLĐ nào bị xử lý KLLĐ bằng cuôc họp xử lý KLLĐ trực tuyến hoàn toàn có quyền tố cáo đến các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền hoặc khởi kiện DN ra Tòa án nếu cho rằng cuộc họp xử lý KLLĐ được tổ chức một cách bất hợp pháp. Đến đây, câu trả lời về việc liệu có công nhận hay không quyết định xử lý KLLĐ thuộc về cơ quan Nhà nước tiếp nhận tố cáo hoặc Tòa án thụ lý đơn khởi kiện. Dù việc họp trực tuyến đã trở thành một “bình thường mới” trong tình hình hiện nay, nhưng kinh nghiệm cho thấy các cơ quan Nhà nước vẫn còn trung thành với tư duy “bình thường cũ” đối với một vấn đề quá mới mẽ mà chưa có quy định của pháp luật hướng dẫn cụ thể.
Nếu việc xử lý KLLĐ bằng cuộc họp trực tuyến bị kết luận là không đúng thủ tục, căn cứ theo Điều 18 Nghị định 28/2020/NĐ-CP của Chính phủ, NSDLĐ được cho là vi phạm có thể bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng, số tiền này sẽ tăng lên gấp 2 lần đối với NSDLĐ nào là tổ chức. Thêm vào đó, NSDLĐ còn có thể bị buộc phải nhận NLĐ bị xử lý KLLĐ trở lại làm việc và trả đủ tiền lương theo hợp đồng lao động tương ứng với những ngày nghỉ việc (nếu có). Nếu quyết định xử lý kỷ luật sa thải của NSDLĐ bị Tòa án tuyên là trái pháp luật, hậu quả đối với NSDLĐ có thể còn lớn hơn nhiều. Điều mà DN cần lưu ý ở đây chính là việc quy định của pháp luật lao động sẽ khó có thể nào theo kịp những thay đổi nhanh chóng của đời sống kinh tế, xã hội, đặt biệt là trong bối cảnh dịch bệnh Covid 19 đang lan rộng như hiện nay. DN cũng không thể mong đợi các nhà làm luật tại Quốc hội có thể đáp ứng kịp thời được những yêu cầu của DN trong một sớm một chiều được. Những rủi ro pháp lý tiềm ẩn từ sự không chi tiết hoặc thiếu sót của pháp luật, dẫn đến các cách giải thích luật khác nhau từ các đối tượng, góc nhìn khác nhau, là điều dễ hiểu.
Thực tế cho thấy, cũng như nhiều chuyên gia y tế dự đoán rằng, một viễn cảnh mà dịch bệnh Covid-19 bị đẩy lùi hoàn toàn trong một tương lai gần là khó có thể diễn ra. Nếu cho rằng việc xử lý KLLĐ trực tuyến là không thể được thực hiện trong thời điểm hiện nay vì pháp luật lao động không quy định chi tiết về vấn đề này thì DN sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong công tác quản lý nhân sự tại DN. Điều này sẽ còn làm ảnh hưởng đến NLĐ, là nạn nhân của các hành vi vi phạm KLLĐ tại nơi làm việc, đặc biệt là các hành vi quấy rối, xâm hại từ chính các đồng nghiệp, người quản lý cấp trên. Trong khi đó, thời hiệu để xử lý KLLĐ theo quy định chỉ có 06 tháng kể từ ngày xảy ra hành vi vi phạm; và 12 tháng đối với trường hợp hành vi vi phạm có liên quan trực tiếp đến tài chính, tài sản, tiết lộ bí mật công nghệ, bí mật kinh doanh của NSDLĐ.
Thực tế còn cho thấy việc tổ chức cuộc họp xử lý KLLĐ trực tuyến là một nhu cầu hết sức cần thiết và hợp lý cho DN với các lý do sau đây:
- Lý do thứ nhất, như đã được nhắc đến ở trên, cuộc họp xử lý KLLĐ trực tuyến là một trong những biện pháp phòng dịch hiệu quả và tuân thủ chính sách “giãn cách xã hội” của Chính phủ;
- Thứ hai, NLĐ sẽ cảm thấy thoải mái trong cuộc họp KLLĐ khi nó được diễn ra ở nhà hoặc ở một nơi nào khác mà họ muốn chằng hạn như tại văn phòng luật sư của họ, hơn là tại nơi làm việc của DN. Theo như kinh nghiệm của những người làm nghề nhân sự, các vấn đề mà ảnh hưởng đến việc làm của NLĐ thường gây ra cảm xúc tiêu cực cho họ; đặc biệt là khi NLĐ bị xử lý KLLĐ tại nơi làm việc dễ khiến cho NLĐ cảm thấy xấu hổ với đồng nghiệp và làm cho họ khó bình tĩnh để trở lại công việc bình thường được;
- Thứ ba, vì hiện nay, nhiều DN đã có không gian làm việc mở và phòng họp bằng kính, những NLĐ khác ít nhiều có thể quan sát được tiến trình của cuộc họp xử lý KLLĐ và hệ quả là NLĐ sẽ bị mất tập trung và cảm thấy bất ổn; điều này khiến cho cuộc họp xử lý KLLĐ trở thành chủ đề bàn tán trong nội bộ NLĐ mà ít nhiều làm ảnh hưởng đến tinh thần làm việc chung (điều mà không người làm nhân sự nào mong muốn). Thế cho nên, họp xử lý KLLĐ trực tuyến sẽ giúp đảm bảo tính bảo mật hơn; và
- Ngoài ra còn có những ích lợi khác từ việc ứng dụng công nghệ, chẳng hạn như Zoom có tính năng breakout room, giúp chủ phòng họp (host) chia nhỏ cuộc họp online ra làm các session (nhóm nhỏ) để thảo luận. Các thành phần phải tham dự có thể sử dụng tính năng này để thảo luận riêng với nhau trong phiên họp xử lý KLLĐ.
Qua cách giải thích luật cởi mở như những phân tích được nêu ở trên, các quy định về trình tự, thủ tục xử lý KLLĐ không hề đặt ra rào cản nào đáng kể đối với việc tiến hành cuộc họp xử lý KLLĐ trực tuyến của DN. Phải chăng rào cản ở đây chính là tâm thế “wait and see” (chờ xem), đó là tình huống DN sẽ e dè chờ đợi đến khi nào có hướng dẫn cụ thể từ các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền hoặc kết quả từ một sự việc tranh chấp tương tự để có cơ sở kết luận về tính hợp pháp của các cuộc họp xử lý KLLĐ trực tuyến , rồi mới bắt đầu tiến hành. Chính DN biết điều này sẽ làm ảnh hưởng tiêu cực đến vấn đề nhân sự trong DN nhưng cũng không ai muốn bị kéo vào một vụ tranh chấp lao động vừa tốn kém thời gian, công sức tiền bạc, lại vừa ảnh hưởng đến cả danh tiếng của DN. Vì lý do này, Chính phủ cần sớm ban hành hướng dẫn chi tiết về việc thực hiện quy trình xử lý KLLĐ bằng phương thức trực tuyến nhằm tạo điều kiện cho DN có cơ sở pháp lý để tuân thủ và thực hiện rõ ràng hơn.
